Odzvonilo varanju na putnom troškovniku

Skupim poslovnim putovanjima, ‘muljanjima’ s dnevnicama i hotelskim računima, bogatim poslovnim večerama i sličnim pogodnostima koje su se bilježile na putni troškovnik, po svenu sudeći je došao kraj. Mnoge se kompanije najozniljnije bave upravo rezanjem takvih izdataka i pronalaze nove načine kontrole

S mrežom internet baziranih instrumenata i elektroničkim sistemom ispunjavanja obrazaca, kompanije mogu obuzdati troškove i prije nego zaposlenici sjednu na avion ili odsjednu u Ritzu bez odobrenja

Priredio: Vanja Figenwald

             Primjerice, Covansys Corp. Među njihovih 7300 zaposlenika mnogo je frequent flyera (čestih putnika), koji potroše gotovo 15 milijuna dolara godišnje računa na putovanja. Najčešća je destinacija Indija, gdje Covansysovi konzultanti obave oko 100 putovanja svaki kvartal. Kako bi 22-satno putovanje učinili manje «neugodnim iskustvom?, Timothy Hughes, potpredsjednik za financijsko planiranje, dopušta mnogim svojim konzultantima da lete poslovnom klasom, jer biti u stražnjem dijelu aviona toliko dugo sigurno nije ugodno iskustvo. No, deluxe poslovni troškovi završavaju na tome.

Hughes pazi na putni buđet poput oštrog psa čuvara. Ima malu grupu revizora u Indiji, koji dostavljaju izvještaje o troškovima u cijeloj kompaniji i budući itinerer svakog pridošlog revizira svaki dan. Tako kada Hughes pije svoju prvu šalicu kave ujutro, može pregledati izvještaje i provjeriti ima li neobičnog ili pretjeranog trošenja. Tako mu je stigao izvještaj o 9 000 dolara vrijednoj rezervaciju za put od Chicaga do Bangalorea, s povratnom kartom. Prava cijena je upola manja, što je ukazivalo na to da se ne ide ravno u Bangaloer nego ‘obilazno’, možda preko Havaja, a tamo ne posluju.

Neprekidni nadzor troškova

              Računovođe su u posljednje vrijeme uočili obećavajuće i gotovo netaknuto područje kontrole troškova putnih troškova i troškova reprezentacije. Naime, deseci milijardi dolara na računima za putovanje i reprezentaciju čine drugu ili treću kategoriju korporativnog diskrecijskog trošenja. Zato revizori koriste novu tehnologiju kojom bi smanjili probleme stavljanjem ovih troškova pod neprekidan nadzor.

U vrijeme papira bilo je lako preveslati sistem. Zaposlenici su lažirali račune dodavanjem nepostojećih troškova, produživanjem poslovnih putovanja na odmor i obilaženjem rodbine. Jedan stari trik: ispunjavanje zahtjeva za naknadom fiktivnih troškova točno ispod sume za koju su potrebni računi kao dokaz. Trebalo je šest mjeseci ili više da hrpetina papira dođe do računovođe kojem je noćna mora ući u trag takvim troškovima. Danas, kompanije kreditnih kartica i online početnici revolucioniraju proces s mrežom internet baziranih instrumenata i elektroničkih sistema ispunjavanja obrazaca. Kompanije mogu obuzdati troškove i prije nego zaposlenici sjednu na avion ili odsjednu u Ritzu bez odobrenja.

- Ključ je kontrolirati troškove na početku i konstantno ih pratiti, tako da znate točno što ćete platiti - kaže Rajeev Singh, predsjednik Concur Technologies Inc., online servisa za menadžment poslovnih putovanja i zabave. 

U suradnji s kućama kreditinih kartica

               Još jedna linija obrane su nove informacije koje daju kompanije kreditnih kartica. AmEx sada daje izvještaje koji prikazuju nesrazmjer između od kompanije odobrenog rentanja auta (ono što je putnik rezervirao) i zabranjenih dodataka za luksuzne aute (ono što je putnik zapravo vozio i platio). Mogu isto tako prikazati koliko je gotovinom plaćeno stvari i koliko često računi padaju ispod kompanijinog dnevnog praga za trošenje gotovine.

MasterCard zbraja komercijalne transakcije dnevno i šalje podatke direktno u kompaniju. Ovi sistemi pomažu kompanijama dogovoriti popust na količinu kod dobavljača. Nije naravno iznenađujuće da neki zaposlenici moraju dobiti po prstima.

Većina kompanija tjera radnike da sami plate za bezobrazne i neodobrene devijacije, kao primjerice razliku između karte za prvi razred i one s popustom. Ultimativna kontrola mogla bi biti baziranje troškova na ponašanju radnika. Prošle godine, Morgan Stanley povećao je svoj buđet za putovanja i reprezentaciju kako bi pomogao brokerima da privuku bogate klijente. Kvaka? Brokeri se moraju kvalificirati za tu povlasticu. Kada kompaniji zarade
250 000 - 400.000 dolara u novim poslovima, dobiju 1000 dolara za podmirenje računa.