'Šaptači pisačima': Savjetuju klijentima kako kupiti manje pisača i uštedjeti

Utvrđeno je da problemi s ispisom svaku europsku tvrtku stoje 17.000 eura na godinu, što je ukupno 663 milijarde eura. I hrvatske tvrtke muku muče s pisačima i troškovima, ali 'šaptači pisačima' mogu ponuditi rješenja

Piše: Igor Škevin
[email protected]

Šef informatičke službe jedne banke u Zagrebu osobno je odlučio riješiti problem pisača koji je prestao raditi. Prišao je pisaču koji je stajao na stolu, bacio na njega tek jedan pogled, uzeo sa stola začuđenog korisnika kartonsku kutiju posjetnica, odmaknuo pisač od zida, uza zid stavio kutijicu i na nju naslonio pisač, sjeo za korisnikovo računalo i uspio ispisati stranicu dokumenta. Potom je strogim glasom naredio: ‘Neka nitko ne dira taj printer!’ Nakon dvije i pol godine, kad je odlazio iz te banke, šef je slučajno došao u istu prostoriju i između pisača i zida ugledao istu kutijicu.
Takav se istiniti događaj zbio prije petnaestak godina, a prouzročili su ga korisnici koji su nagurali pisač do zida i time mu prekinuli dio kontakta na spoju s podatkovnim kabelom, a zacijelo se u različitim inačicama događa diljem svijeta i danas. U prilog tome govore i rezultati istraživanja koje je provela tvrtka ICM Research na 3.000 osoba zaduženih za ispis na pisačima u različitim tvrtkama u EU. Ustanovljeno je da problemi s ispisom svaku europsku tvrtku stoje 17.000 eura na godinu, što ukupno iznosi 663 milijarde eura.

U čak 72 posto europskih tvrtki zaposlenici barem dvaput na mjesec ne mogu ispisati željene dokumente jer netko nije prijavio prijašnji problem s pisačem. IT podrška prosječno tijekom godine izgubi tri i pol tjedna rješavajući probleme s pisačima, što ukupno u EU iznosi čak 10.000 nepotrebno utrošenih radnih sati. Loše upravljanje ispisom prosječnu tvrtku stoji više od 82.000 eura na godinu, a veliku tvrtku, s više od 250 zaposlenih, čak 695.000 eura. Najčešći problemi koji onemogućuju ispis su zaglavljeni papir i potrošeni toner. Gotovo dvije trećine tvrtki (63%) iz kojih su sudionici u anketi nema definiranu strategiju ispisa – od 57% u Francuskoj, Španjolskoj i Portugalu do 71% u Norveškoj i 73% u Velikoj Britaniji.

Neznanje slaže gubitak

Svi se stručnjaci za pisače slažu da upravo neznanje i nedostatak strategije ispisa uzrokuju gubitke. Kako bi izbjegli da korisnik razočara u njihove pisače prijeđe konkurenciji, veliki proizvođači pisača, poput Canona koji je platio spomenuto istraživanje, osnovali su cijelu mrežu davatelja naizgled kontradiktornih usluga. Naime, kupcima svojih pisača nude usluge kojima je cilj ušteda, kako na broju kupljenih pisača, tako i na njihovu potrošnom materijalu, ali i na vremenu koje pisači provedu izvan pogona. Jedina tvrtka u Hrvatskoj kojoj je osnovni posao projektiranje i održavanje naprednih ispisnih rješenja je zagrebački Dirigens. Njezin je direktor Laszlo Toth zanat ‘šaptača pisačima’ pekao dugogodišnjim stažem u Hewlett-Packardu, čiju je diviziju za ispis slike vodio niz godine, ali se sada ne ograničava na HP-ova rješenja nego koristi i rješenja drugih tvrtki.

Toth odmah naglašava da većina tvrtki ne zna koliki su joj stvarni troškovi ispisa, čak i ako ima točne podatke o troškovima papira i tonera. Stoga Dirigens prije projektiranja sustava ispisa u nekoj tvrtki instalira u njezin računalni sustav Web JetAdmin, besplatan ali vrlo složen softverski alat - ima 2.000 stranica uputstava. Taj softver snimi situaciju tijekom mjesec dana i ‘pobroji’ mrežne pisače ali i one priključene na pojedine PC-e te broj otisnutih stranica. Potom Dirigensov tim, koji postoji tek šest mjeseci i već broji sedam zaposlenika s nizom certifikata i ima iza sebe dva zatvorena projekta te još 12 u pripremi, krene u razgovore s poslovodstvom i zaposlenicima tvrtke-klijenta kako bi saznao njihove želje i potrebe, posebice želje za poboljšanjima. Usput snimi i broj telefaks uređaja te njihov broj ispisanih stranica.

Nakon cjelovite snimke stanja, Dirigensovci tjedan dana projektiraju rješenje.
- Najbrže se vide uštede na faks serveru koji omogućava da se umjesto 30 telefaks linija sav promet faksovima obavlja putem njih šest. Uz uštedu na pretplati za 24 linije, štedi se i na tome što se ne troši papir jer sve faks poruke stižu svima kojima su namijenjene u sandučić elektroničke pošte - objašnjava Toth, navodeći primjer jedne velike redakcije u kojoj radi 30 novinara, ali nema opasnosti da će netko zgužvati i baciti njemu nezanimljivu poruku i da vijest neće dospjeti do onoga kome je važna jer sve poruke završavaju u inboxima svih novinara. Toth navodi da njegova tvrtka trenutačno radi snimku stanja u firmi, ustvari trgovačkom lancu koji na godinu šalje 300.000 faksova, u kojemu će osim na papiru, ušteda biti odmah jasno vidljiva i na uštedi radnog vremena.

Uštede vidljive već za šest mjeseci

- Jamčim da se prve uštede vide nakon šest mjeseci, a prvi pravi financijski rezultati već nakon godinu dana, kada iznose od 15 do 35 posto - izjavio je Toth, dodajući da je jedan korisnik nakon dvije godine umjesto 16 milijuna listova papira kupovao njih devet milijuna. Toth objašnjava da se ušteda ostvaruje tek kad je pisač spojen na mrežni poslužitelj i odgovarajuće administriran. Tako se zaposlenima mogu dodijeliti različita prava ispisa, nekome se može zabraniti ispis u boji, nekome ograničiti broj listova, ali se ništa od toga ne može primijeniti na lokalno spojenim pisačima. Iako današnji pisači troše manje tonera nego oni nekadašnji, Dirigens nudi nabavu i zamjenu različitih tonera na vrijeme, prije nego tonera ponestane, ali za sve njih ispostavlja jedinstven račun, čime je klijentu lakše pratiti troškove ispisa. Osim toga, ostvaruju se i nevidljive uštede jer zaposlenici, kad znaju da se prate troškovi, neće ispisivati, kao što je duhovito naveo Toth, meksičku kuharicu od 400 stranica u boji.

Zaposlenici svoja prava na ispis ostvaruju pomoću kartice za ulazak u tvrtku, pa se i troškovi ispisa mogu raspodijeliti po odjelima tvrtke. Kad zaposlenik dođe do pisača, taj mu ponudi želi li ‘potegnuti’ sa servera i ispisati dokument koji je poslao na ispis, skenirati ili kopirati neki dokument. Na taj se način izbjegava i situacija da netko u petak pošalje na ispis stotinjak stranica a u ponedjeljak ih opet mora ispisivati jer ih je netko drugi bacio u smeće. No, jako je važna sigurnost koja se postiže autentifikacijom ispisa karticama jer se ne može dogoditi da netko slučajno s pisača uzme tuđi dokument. Partnerska tvrtka Hewlett-Packarda koja nudi rješenja za upravljanje ispisom HP-ovih pisača zagrebački je Senso plus u kojemu je šaptač pisačima ili, kao što mu piše na vizitki, projektni menadžer za ispisna rješenja Aleksandar Grilec-Đorđijevski.

Pametna rješenja ispisa

Grilec-Đorđijevski ističe da Senso plus izbjegava naplaćivati svoje rješenje po ispisanom listu jer je klijentu mnogo lakše izračunati uštedu kada mu stižu odvojeni računi za potrošni materijal i za usluge održavanja. Senso plus dodatno nudi u sklopu HP-ove ponude servisa sljedećeg dana nakon kvara zamjenu uređaja sljedećega radnog dana, a što može ponuditi malo tvrtki u Hrvatskoj jer nitko ne drži skupe pisače na lageru. Koliko je to važno vidljivo je iz činjenice da popravak velikoga mrežnog pisača, navodi Grilec-Đorđijevski, traje u prosjeku dva tjedna.
Osim što HP-ov softver dojavi Sensu kada treba donijeti novi toner, Grilec-Đorđijevski ističe da omogućava intervencije i uklanjanje zastoja pri ispisivanju, time znatno smanjujući i broj dolazaka servisera do pisača te tako klijentu pojeftinjuje održavanje, ali i ubrzava dolazak servisera zbog ozbiljnog kvara. Kvalitetna rješenja za ispis ne ograničavaju se samo na velike tvrtke, objašnjava Grilec-Đorđijevski, navodeći da je donja granica isplativosti takvog rješenja pet tisuća eura, ali da taj iznos ne mora biti samo cijena pisača nego i cijena pribora koji se na mjesec potroši pri ispisu.

Naravno, kaže on, prije potpisivanja ugovora klijentu se točno predoči ušteda, ali i vrijeme povrata investicije koja pak ne mora biti dugo jer nije nužno u svakom slučaju baciti postojeći pisač. - Postoji pet do šest standardnih modela plaćanja koji se razlikuju prema određenom broju uređaja i formata ispisa, ali se ti modeli mogu i modificirati - navodi Grilec-Đorđijevski objašnjavajući da postoje ispisna rješenja za različite veličine tvrtki, ali i da upravo počinje primjena tih standardnih modela plaćanja. Sensov guru ispisa navodi da je analitička kuća Gartner utvrdila kako su uštede na svjetskoj razini 10 do 30 posto, a on vjeruje da su kod nas i veće jer u svjetskim tvrtkama ima više reda.
- Jedna velika banka uspjela je smanjiti planiranu količinu ispisa za 50 posto - objašnjava Grilec-Đorđijevski, dodajući da se pametnim rješenjima ispisa poboljšava i sigurnost jer se kompletan promet može kriptirati, pa određeni menadžer može dokument poslati na ispis u Zagrebu, ali dokument povući na ispis tek kad dođe u Split, a da nitko ne može presresti dokument.