Sastanak je najpouzdanije tonski snimati ili stenografirati

Elemente javne isprave ima zapisnik koji vodi javni bilježnik. Stoga javni bilježnik obvezno sudjeluje na skupštini dioničkog društva, ali ne nužno na skupštini društva s ograničenom odgovornošću

Piše: prof. dr. sc. Hrvoje Kačer

              Nema posebne pravne norme koja bi se bavila zapisnicima u trgovačkim društvima, osim ako je zapisnik dio nečega za što je propisana posebna forma, primjerice punomoć ili neki ugovor. Zanemarujući u ovom trenutku je li to dobro ili loše, takvo je rješenje u skladu s načelnom neformalnošću koja vrijedi u našem pravu, što je svakako dobro za što 'življe' pravne odnose i pravni promet, ali je loše za pravnu sigurnost i vladavinu prava, prema kojima se trebasa što većom sigurnošću utvrditi što se negdje događalo i što su se pravni subjekti dogovorili ili, ako se nisu dogovorili, zašto se i u kojem dijelu nisu dogovorili.

Praksa je uvijek neka vrsta kompromisa koju može nametnuti zakonodavac, ali i sami pravni subjekti. Treba očekivati da veće tvrtke s odgovarajućim stručnim službama (zapisničari, tonsko i/ili tonsko i vizuelno snimanje npr.) imaju izgrađenija 'pravila igre', ali nema zapreke da to isto napravi bilo tko, čak i izvan poslovne komunikacije i trgovačkih društava. Praksa je međutim, da manje tvrtke često zapisnicima sa svojih sastanaka ili sastanka s partnerima i klijentima ne posvećuju dovoljno pažnje, pa se u slučaju potrebe da dokažu sporne ugovore ili sporenja iz područja radnih odnosa, nađu u problemima kako da dokažu tijek nekog događanja.

Većina također nema praksu da slijedi tijek rasprave, nego se registrira samo dnevni red i zaključci, koji se najčešće usvajaju većinom glasova prisutnih. Za većinu tzv. običnih operativnih sastanaka to je dovoljno, ali za svaki ozbiljniji sastanak s kojeg se očekuje zapisnik, moraju se poštovati određena pravila da bi takav zapisnik imao i dokaznu snagu. 

Potpuna suglasnost ili većina

            Za sastanak može biti predložen dnevni red, ali i ne mora, jednako kao što se zapisnik može ili ne mora voditi, i da se izrađeni zapisnik naknadno ili na licu mjesta usvaja ili ne usvaja. Svakako, ako se riječ o jednotranu zapisniku takav je zapisnik stvarno i pravno naprosto niz bilježaka iza kojih stoji jedino osoba koja ih je sastavila.

Od trenutka kada taj zapisnik ili bilješke prihvate i drugi sudionici sastanka, riječ je o predmetu koji ima čvršću dokaznu snagu. Međutim, ako nema potpune suglasnosti, može biti dvojbeno o kakvoj je potrebnoj većini glasova uopće riječ (običnoj ili nekoj od tzv. kvalificiranih većina, primjerice tročetvrtinskoj ili nekoj drugoj). Svako od mogućih rješenja ima svoje prednosti i nedostatke, primjerice ako se zahtijeva potpuna suglasnost svih to znači da pojedinac može spriječiti usvajanje zapisnika iz nekog svog razloga.

Situaciju bitno olakšava tonsko snimanje sastanka, posebno ako je kvalitetno izvedeno i ako je sastanak kvalitetno pripremljen i vođen. Naime, kako god snimanje bilo kvalitetno izvedeno, ako je sastanak nepripremljen i/ili nekvalitetno vođen, snimljena količina materijala mnogo toga ostavit će nejasnim, a često i ono najvažnije. Posebno, međutim, valja imati na umu da je tajno snimanje, dakle bez znanja i pristanka snimane osobe, načelno strogo zabranjeno posebnim propisima o tajnosti podataka, što znači da je condicio sine qua non snimanja pristanak svih sudionika sastanka. U praksi se to pokušava donekle pojednostavniti natpisom na snimanoj prostoriji i zaključkom da osoba koja je natpis vidjela a nije se usprotivila pristaje na snimanje. 

Rizik sudske tužbe

            Veliku dokaznu snagu daje nazočnost javnog bilježnika koji vodi zapisnik, što mu daje važnost javne isprave za koju se pretpostavlja da je istinita. Naravno, uvijek je moguć suprotan dokaz, ali teret dokaza i rizik postupka, uključujući i troškove, pada na osobu koja tvrdi drukčije od onoga u javnoj ispravi. Stoga, javni bilježnik, primjerice obvezno sudjeluje na skupštini dioničkog društva, ali ne nužno na skupštini društva s ograničenom odgovornošću.

Načelno bi uvijek bilo korisno koristiti usluge javnih bilježnika, ali problem je, s jedne strane, što nisu uvijek lako dostupnionome kome trebaju, a u pravilu će biti riječ o izlasku na lice mjesta, često i udaljeno od sjedišta ureda, često i bez jasne predodžbe o trajanju sastanka.
Također, uvijek je važno u što većoj mjeri koristiti usluge stručnjaka koji maksimalno dobro poznaju materiju o kojoj se razgovara ili pregovara, a često sadržaj sastanka baš i jesu pregovori koji pod određenim uvjetima obvezuju.

Ako se tako ne postupi, može se dogoditi da nepažnjom odnosno neznanjem dođe do neželjene posljedice, a kod trgovačkih se društava zakonskim odredbama zahtijeva dosta velik stupanj pozornosti i znanja. 

Nema pravila, ali...

              Sigurno je da svi koji sudjeluju u ozbiljnim poslovnim i drugim kontaktima, a posebno trgovačka društva, objektivno odgovorni za izgovorenu riječ, jer upravo je razina te odgovornosti razmjerna razini pravne sigurnosti i vladavine prava. Međutim, s obzirom na to da će često, neovisno o uzrocima, sudionici sastanka imati različito viđenje onoga što se dogodilo, važno je kvalitetno voditi zapisnik o svemu što se događa u trgovačkom društvu, a posebno o sastancima s trećima.

Makar zakonodavac nije unaprijed propisao posebna pravila o pisanju zapisnika, koja bi unaprijed obvezivala, ipak ima načina da zapisnik dobije mnogo veću dokaznu snagu od klasičnoga koji zapravo predstavlja bilješke sa sastanka.
Dakle, želi li se što vjerodostojniji zapisnik, najbolje ga je tonski snimati ili imati stenodaktilografa. Također dobro je zapisnik usvojiti odmah na kraju sastanka, dok je svima još živo sjećanje na to što je rečeno i zaključeno.

A rasprava i zaključci bit će jasni i nedvojbeni ako je sastanak dobro pripremljen. Vrlo je važna i uloga osobe koja vodi zapisnik, pa stoga ta osoba mora dobro poznavati materiju o kojoj se govori i zna uobličiti rečeno. Nažalost, u mnogim našim tvrtkama obično se vođenje zapisnika prepusti najmlađima ili onome ‘tko ne može odbiti’, pa se u zapisnicima nađe svega i svačega, tuđe se riječi pišu ‘svojim riječima’ s nizom impresija zapisničara, pa su takvi zapisnici često dokument bez ikakve dokazne snage.

Uvjeti za vođenje dobrog zapisnika

- Osigurati javnog bilježnika koji će voditi zapisnik (osim u slučaju naglašeno tajnih pregovora) i/ili stenodaktilografa
- Osigurati pristanak svih koji sudjeluju na barem tonsko snimanje i kasniju izradu pisanog zapisa prema tonskome uz jasna pravila usvajanja zapisnika
- Usvojiti zapisnik po mogućnosti na kraju sastanka dok su sjećanja maksimalno svježa
- Dobro pripremiti sastanak tako sa strogo utvrđenim dnevnim redom i vrlo jasne rasprave po točkama koja završavaju zaključcima
- Pažljivo izabrati osobu koja piše zapisnik
- Izbjegavati pojave, vrlo česte kod primjerice sudskih zapisnika, da se tuđe riječi zapisuju 'svojim riječima'

Pregovori prema Zakonu o obveznim odnosima

- Pregovori koji prethode sklapanju ugovora ne obvezuju
- Strana koja je pregovarala ili prekinula pregovore suprotno načelu savjesnosti i poštenja odgovorna je za time prouzročenu štetu drugoj strani
- Suprotno je načelu savjesnosti i poštenja, među ostalime, ako strana uđe u pregovore s drugom stranom bez prave namjere da s njom sklopi ugovor
- Ako je jedna strana u pregovorima dala drugoj povjerljive obavijesti ili joj omogućila da do njih dođe, druga ih strana, ako nije drukčije ugovoreno, ne smije učiniti dostupnimA trećima niti ih koristiti za svoje interese, bez obzira je li ugovor sklopljen naknadno ili nije
- Odgovornost za povredu obveze može se sastojati u naknadi time prouzročene štete i predajI oštećeniku koristi koju je štetnik tom povredom ostvario
- Ako se drukčije ne sporazumiju, svaka strana snosi svoje troškove oko priprema za sklapanje ugovora, dok zajedničke troškove snose u jednakom dijelu.