Ured treba biti ugodan za boravak svima, a ne samo nekima

Radim u maloj privatnoj firmi u koju sam došla nekoliko godina nakon što je tvrtka osnovana. Ured dijelim s još pet kolega i kolegica. Problem je u tome što neki od njih preglasno govore dok razgovaraju preko telefona, jedna osoba sluša radio (koji pojača kad je razgovor ostalih preglasan), jedan kolega i kolegica puše... Nemojte misliti da nisam tolerantna, ali imam potrebu osam sati provesti u ugodnu okruženju, a ne znam kako ga osigurati a da se ne zamjerim ostalima. Čini mi se da bi i drugima to jako odgovaralo, ali svi šute i čekaju da netko drugi riješi problem. Što predlažete kao put rješenja?

Mir u kući, Zagreb

Sasvim ste lijepo postavili problem i imam osjećaj da biste, da ste napisali još koju rečenicu, i sami ponudili - rješenje. Na vrhu vam je jezika, kao što bi to naš narod slikovito opisao. Svoje pismo završavate, naime, rečenicom: 'Čini mi se da bi i drugima to jako odgovaralo...', pa ću vas potaknuti da krenete korak dalje. Pitajte kolege i provjerite njihovo mišljenje, potaknite ih da i sami osvijeste potrebu za povoljnijim uvjetima boravka i rada u zajedničkome poslovnom prostoru, a onda zajednički utanačite nova pravila igre za ugodan boravak u njemu. Bilo bi predivno da se pravila lijepog ponašanja drže svi, ali i sami znate da to često nije slučaj. Pristupite, stoga, cijelom procesu kao dsa je riječ o pregovorima i za njih se dobro pripremite (odnosno odradite savjesno tu iznimno važnu fazu) i vidjet ćete da će potpora koju osigurate dovesti i do rezultata ‡ tj. do mira u kući kojem očito težite. Pregovori u kojima sve strane dobivaju (tzv. win-win) dat će dugotrajne rezultate, pravo rješenje i potporu svih zainteresiranih. Što vam dakle predstoji kao priprema: prikupljanje informacija, postavljanje cilja koji osigurava dobrobit svima i utvrđivanje strategije pregovaranja. No, cijeli proces, jer riječ je o odnosima među ljudima, koji često znaju biti nepredvidljivi, treba voditi s mjerom.

Pripazite da u fazi prikupljanja informacija ne pretjerate, kako ne biste kao rezultat imali stvaranje klanova ili dva 'protivnička tima', jer ćete tada otežati postizanje rezultata koji će svima odgovorati. A mogli biste i zakomplicirati situaciju ako postoje neki skriveni motivi ili odnosi koji samo čekaju da isplivaju na površinu. Bilo bi idealno kada biste osigurali potporu osoba koje kod ostalih kolega uživaju utjecaj i ugled. Zajedničkim prijedlogom u neformalnom druženju tada ćete, bez nepotrebnog pritiska, ostvariti zajednički interes - ugodnije zajedničko mjesto za ostvarenje poslovnih rezultata. Možete, primjerice pitati kolege jesu li raspoloženi za druženje. Pretvorite takav način komuniciranja u dobru naviku, češće se okupljajući. Isprva će trebati uložiti malo energije, no plod tog truda vrlo će se brzo isplatiti. To može biti zajednički odlazak na piće poslije posla, tijekom kojega će se nakon nekoliko susreta razviti rasprava o tome kako biste zajednički mogli popraviti uvjete boravka u uredu. U cijelom procesu svakako netko treba voditi pregovore. Neka to bude osoba koja ima najdulji staž u tvrtki, na primjer, ili netko koga zajednički izaberete i voljan je prihvatiti tu ulogu.

Provjerite postoji li prostor za pušače, koji tvrtka ionako prema zakonu treba osigurati. Ako ga nema ili je neprimjeren, dogovorite se kao grupa da ćete pomoći na uređenju tog prostora. Osobama koje imaju problema s koncentracijom osigurajte povoljnije uvjete rada dodijelivši joj mjesto u prostoriji najmanje izloženo buci. Glasnijim članovima skupine osigurajte prostor kako bi razgovore koje trebaju obaviti vodili u prikladnijem prostoru. Sačinite zajednički prijedlog koji pokriva sve te pojedinosti i dajte ga direktoru, naglasivši svoju spremnost da pomognete oko njegove realizacije. Netko će reći da je postojeće stanje u prostoriji koju dijeli 5-6 ljudi naprosto posljedica nesposobnosti rukovoditelja da svima osigura primjerene uvjete za rad, i tu će biti u pravu. No, s obzirom na to da i sami možete osigurati rješenje problema, ne uvodeći, prije vašeg dogovora, u priču onoga tko bi svojim autoritetom možda osigurao brži rezultat, ali vjerujte i kratkog trajanja, prionite poslu. A ako za svoju ideju osvojite potporu većine, a kompromisima zadovoljite potrebe onih koji se moraju nečega odreći, zajedničkim ćete snagama osigurati da rezultat bude povoljan za sve - i lakše osigurati podršku direktora da vam osigura uvjete za nesmetan rad. Sigurna sam da ćete tada svi s više entuzijazma dolaziti na posao, povećati produktivnost i onda kolektivno ostvariti uvjete za  povišicu!