Videokonferencije ili kako istodobno biti na dva mjesta

Prema potrebama tvrtke se mogu odlučiti za uvođenje profesionalnih videokonferencijskih sustava, 'priručnu' videokonferenciju preko interneta ili mobilnih telefona

Piše: Krešimir Vidović

Uvođenje videokonferencijskih sustava najčešće se vezuje za smanjenje troškova i brojne druge negativne aspekte poslovnih putovanja. Računica je vrlo jednostavna. U tvrtkama u kojima zaposlenici često putuju, pogotovo ako je riječ o dalekim odredištima, troškovi samo nekoliko putovanja s dnevnicama, troškovima hotela i prezentacije, unajmljivanja vozila i slično mogu u cijelosti pokriti troškove uvođenja sustava, njegovu eksploataciju i održavanje.

Tvrtke koje redovito moraju komunicirati sa svojim podružnicama u drugim gradovima ili drugim državama sada to mogu činiti na znatno elegantniji način od uobičajenih telefonskih razgovora. Konferencijski poziv, odnosno istodobno videokomuniciranje više ljudi, omogućava održavanje pravog virtualnog sastanka u realnom vremenu.

Videokonferencije se sve više koriste i u edukaciji, što je vrlo važno za poslovne korisnike jer tako zaposlenici u realnom vremenu mogu slušati predavanja najvećih svjetskih stručnjaka iz određenog područja i interaktivno sudjelovati bez obzira na fizičku udaljenost koja se može mjeriti u tisućama kilometara.

Stres zbog poslovnih putovanja

Prema istraživanjima analitičarske tvrtke Wainhouse Research razlozi za uvođenje videokonferencijskih sustava ne svode se samo na financijsku uštedu, već se njihovim uvođenjem znatno pridonosi produktivnosti zaposlenika.

Više od 73 posto zaposlenika smatra da je poslovno putovanje izvor stresa, a njih 56 posto smatra da izrazito negativno utječu na njihov privatni život.

Česta poslovna putovanja dokazano utječu na zdravlje pa 75 posto ispitanika zbog poslovnih putovanja pati od brojnih zdravstvenih tegoba, uglavnom psihičkih. Uvođenjem videokonferencija u tvrtku smanjuje se stres, poboljšavaju obiteljski odnosi i smanjuju fizički i psihički problemi.

Poslovna putovanja, pogotovo visokopozicioniranih zaposlenika, prema istraživanjima WorldComa povezana su s brojnim tzv. skrivenim troškovima. Najveći je problem smanjena produktivnost zaposlenika kojima su u prosjeku potrebna 23 radna sata za dislocirani sastanak koji traje četiri sata.

Iako se danas zahvaljujući dostupnosti tehnologije, određen dio posla može obavljati i izvan ureda s pomoću prijenosnog ili ručnog računala, mobitela i svugdje dostupnog interneta, istraživanja su pokazala da je zaposlenik u takvim uvjetima znatno manje produktivan nego u vlastitom uredu. 

Sustavi za konferencijske dvorane

Ovisno o potrebama tvrtke za videokonferencijama, dostupne su tri osnovne mogućnosti: uvođenje profesionalnih videokonferencijskih sustava, 'priručna' videokonferencija preko interneta i videokonferencije preko mobilnih telefona.

Profesionalni videokonferencijski sustavi namijenjeni su poslovnim korisnicima kojima je videokonferencija jedan od osnovnih alata u poslovanju, a cijenom i mogućnostima mogu znatno varirati.

Što se tiče infrastrukturnih preduvjeta, mjesto na kojem će se nalaziti videokonferencijski uređaj mora biti opremljeno telefonskim priključkom, ISDN linijom ili širokopojasnim internetom. Iako se videokonferencija može ostvariti preko obične telefonske linije, kvaliteta je na vrlo niskoj razini pa se ta mogućnost izbjegava.

ISDN je dugo slovio kao nepisani standard za profesionalne videokonferencijske uređaje jer je svojim dvama kanalima mogao prenijeti dovoljnu količinu informacija da videokonferencijski razgovor teče nesmetano, bez prekida ili kašnjenja i da bude dovoljno kvalitetan da se mogu raspoznati sugovornici i detalji oko njih.

Optimalnim rješenjem za povezivanje profesionalnim videokonferencijskim sustavima danas se smatra širokopojasni pristup internetu jer se zvuk i videosignal mogu prenositi u vrlo visokoj kvaliteti, a dostupne su i brojne dodatne mogućnosti.

Optimalni rezultati

Profesionalni videokonferencijski sustavi u pravilu se ugrađuju u konferencijske dvorane, a korisniku su maksimalno prilagođeni pa je za ovladavanje većinom mogućnosti potrebno utrošiti desetak minuta. Ti su uređaji vrlo jednostavni za upotrebu - njima se uglavnom upravlja daljinskim upravljačem, a videokonferencije se mogu snimati na tvrdi disk i poslije pregledavati.

Ta je opcija posebno korisna kad se s pomoću videokonferencije prati predavanje pa se materijali poslije ponovno mogu proučavati. Cijena jednog uređaja kreće se od 5.000 do 70.000 dolara. Najbolji modeli luksuzno su opremljeni, sastoje se od vrlo kvalitetnih kamera i dvostrukih ili trostrukih plazma ekrana s dijagonalom od 50 inča.

Važno je napomenuti da zahvaljujući standardizaciji nije nužno posjedovati istovjetne uređaje za međusobnu komunikaciju jer preko istog protokola mogu komunicirati i uređaji različitih proizvođača.

Ti su uređaji, za razliku od ostalih koje ćemo spomenuti, isključivo namijenjeni upotrebi za videokonferencije pa su rezultati koji se njima postižu optimalni.

Interne videokonferencije preko interneta

Svaki korisnik PC računala koji ima internetsku vezu može sudjelovati u videokonferencijskim razgovorima. Cijena terminalne opreme (računalo ne ubrajamo) izrazito je niska pa za nekoliko stotina kuna možete kupiti videokonferencijsku kamericu, slušalice i mikrofon koji su vam potrebni.

Najbolji rezultati postižu se ako je računalo spojeno na internet preko širokopojasne veze jer onda i slika i zvuk teku glatko, bez zastajkivanja.

Dostupna je cijela gama besplatnog softvera koji omogućava razgovore između dvije osobe i kreiranje konferencijskih poziva do osam sudionika.

Taj se način može iskoristiti u poslovne svrhe ako je riječ o internoj komunikaciji među zaposlenicima koji rade na dislociranim mjestima.

Upotreba te tehnologije za razgovore na najvišoj razini ili za pregovore dviju ili više tvrtki neće zadovoljiti.

Videokonferencija u pokretu

Videokonferencija preko mobilnog telefona praktično je rješenje za osobe kojima je ta usluga potrebna u pokretu. Jedini zahtjev za korištenje te usluge jest pokrivenost lokacije UMTS signalom, odnosno signalom mobilnih mreža treće generacije.

Većina novijih mobilnih telefona namijenjenih UMTS mrežama podržava tu uslugu, a najveće joj je ograničenje relativno loša kvaliteta slike i komuniciranja preko malih ekrana mobilnih telefona.

Iako će za razgovor te osobine biti dovoljne, za pregledavanje dokumenata ili prikaz okružja bit će potpuno nepraktične. Ta je usluga dostupna i u Hrvatskoj preko jednog od mobilnih operatera, a cijena joj je prihvatljiva - 1,9, odnosno 3,91 kn/min.