Zbog olakšica svakako treba prijaviti najam ureda

Zakupnik koji PDV plaća prema fakturiranim naknadama može koristiti pravo na pretporez s ulaznog računa za zakup poslovnog prostora, čak i ako taj račun ne plati

Piše: mr. sc. Marija Zuber, savjetnica-urednica u časopisu Računovodstvo i financije
[email protected] 

Prema Zakonu o zakupu i prodaji poslovnog prostora ugovor o zakupu poslovnog prostora mora biti sklopljen u pisanu obliku. Zakonom je uređen i obvezan minimalni sadržaj ugovora i izrijekom propisano da taj ugovor, među ostalim, mora sadržavati podatke o poslovnom prostoru koji se iznajmljuje, o djelatnosti koje će se obavljati u prostoru te moraju biti navedeni iznos zakupnine i rokovi njezina plaćanja. Ako rok plaćanja zakupnine nije ugovoren, zakupnik je dužan zakupninu plaćati mjesečno unaprijed, i to najkasnije do petog u mjesecu. Može se ugovoriti da zakupnik osim zakupnine snosi i neke troškove povezane s korištenjem i održavanjem prostora.

U pravilu je riječ o o troškovima grijanja, utrošku vode i električne energije. Ako u vezi s troškovima održavanja poslovnog prostora u ugovoru o zakupu nije ništa posebno navedeno, zakupnik prema zakonu snosi troškove tekućeg održavanja poslovnog prostora. Tekuće održavanje opodrazumijeva čišćenje, soboslikarske radove, sitnije popravke na instalacijama i slično. Za poslovni prostor u zgradi, zakupnik je dužan snositi i troškove održavanja zajedničkih uređaja i usluga koje se obavljaju u zgradi, primjerice čišćenje zajedničkih prostora, održavanje lifta i slično. Dakako, ugovorne strane mogu u ugovoru utanačiti i na način da se troškovi zajedničkog održavanja zgrade uključe u ugovorenu zakupninu.

Ugovor o zakupu može se sklopiti na određeno vrijeme i tada prestaje protokom vremena na koji je zaključen. Ako je ugovor o zakupu sklopljen na neodređeno vrijeme, prestaje otkazom, ali tek nakon ugovorenoga otkaznog roka. Ako otkazni rok nije ugovoren, iznosi tri mjeseca. Ugovor o zakupu poslovnog prostora na neodređeno vrijeme može se otkazati samo prvog ili petnaestog dana u mjesecu, osim ako nije drugačije ugovoreno u samom ugovoru. Zakupnik nema pravo unajmljeni poslovni prostor ili dio tog prostora dati u podzakup, osim ako tako nije ugovoreno.

Najamnina unaprijed

Najam poslovnog prostora oporeziv je PDV-om prema stopi od 22 posto. Ako je zakupodavac obveznik poreza na do-danu vrijednost, dužan je istekom svakog mjeseca izdati račun za obavljenu uslugu najma. Zakupnik može koristiti pretprez s ulaznog računa za zakup poslovnog prostora tek nakon što je primio isporuku i račun propisanog sadržaja. Ako je i ugovoreno unaprijed, zakupnik može koristiti pretporez i s računa za plaćeni predujam, ali uz jednako pravilo, naime da račun mora sadržavati sve podatke propisane kao obvezni minimalni sadržaj računa na osnovi kojega je dopušteno odbiti pretporez. Na primjer, u slučaju kad je najamnina plaćena za više mjeseci unaprijed, zakupodavac je dužan izdati račun za primljeni predujam, na osnovi kojega zakupnik može odbiti pretporez. Istekom svakog obračunskog razdoblja, zakupodavac izdaje račun za obavljenu isporuku najma u kojemu zaračunava PDV, ali ga više ne plaća, jer za isto obračunsko razdoblje stornira prethodno izdani račun za primljeni predujam. Analogno, nakon primitka ulaznog računa za uslugu zakupa, zakupnik stornira ranije primljeni račun za plaćeni predujam prema kojemu je već odbio pretporez, tako da račun za primljenu isporuku usluge najma ne daje pravo za ponovno koriš-tenje pretporeza.

Porezno dopustivi rashodi

Zakupnik koji PDV plaća prema fakturiranim naknadama može koristiti pravo na pretporez s ulaznog računa za zakup poslovnog prostora, čak i ako taj račun ne plati. Iznimka su jedino slučajevi kad je zakupodavac izdao račun s oznakom R-2. Pretporez se prema takvom računu može koristiti tek kad je račun plaćen. Dakako, za zakupce fizičke osobe koji PDV plaćaju prema naplaćenim naknadama i u vezi s izdacima za zakup vrijedi pravilo da je korištenje pretporeza uvjetovano plaćanjem računa, neovisno o tome je li riječ o ulaznom računu s oznakom R-1 ili R-2.
Ako zakupodavac nije obveznik PDV-a, ne zaračunava porez na dodanu vrijednost i zakupac ne ostvaruje pravo na pretporez. Kad je zakupodavac fizička soba koja ne vodi poslovne knjige, već porez na dohodak od imovine plaća prema rješenju Porezne uprave, nije nužno izdavanje mjesečnih računa za ugovorenu zakupninu. Pravna osnova za priznavanje rashoda za najam poslovnog prostora je ugovor o zakupu koji predstavlja vjerodostojnu ispravu za evidentiranje poslovnih rashoda. Troškovi zakupa poslovnog prostora su u ukupnoj ugovorenoj svoti rashodi poslovanja poduzetnika koji posluje u unajmljenom prostoru. Također, svi troškovi povezani s korištenjem i tekućim održavanjem zakupljenoga poslovnog prostora porezno su dopustivi rashod poslovanja.

Olakšice na račune za režije

U praksi zakupnici žele koristiti pravo na pretporez s ulaznih računa za struju, grijanje i druge troškove povezane s korištenjem i održavanjem prostora koji glase na zakupodavca. No, zakupnik ima pravo na pretporez samo prema računima dobavljača na kojima je on (zakupnik) naveden kao primatelj isporuke. Naime, nerijetko računi za struju, utrošak vode i dr. i nadalje stižu naslovljeni na zakupodavca, ali ih na osnovi ugovora o zakupu plaća zakupnik. Takvi su izdaci troškovi zakupnika, ali mu ne daju pravo na korištenje pretporeza zbog formalnih nedostataka. Zakupnik ne raspolaže ispravnim raču-nom za korištenje prava na pretporez, jer takav račun mora sadržavati podatke o pravnoj ili fizičkoj osobi kao primatelju isporuke, uključujući naziv, adresu i njegov porezni broj.

Taj se problem jednostavno rješava u slučaju kad je zakupodavac obveznik poreza na dodanu vrijednost, jer zajedno s najamninom zaračunava (prefakturira) i sve troškove povezane s korištenjem prostora, koje prema sklopljenom ugovoru snosi zakupnik. No, u slučaju da zakupodavac nije obveznik PDV-a, zakupnik ne samo da ne može ostvariti pravo na pretporez s ulaznog računa za zakupninu nego ostaje zakinut i za PDV s ulaznih računa za troškove struje, grijanja, potrošnje vode, možda i telefonskog priključka i dr. U praksi nerijetko nastaje problem utvrđivanja dijela troškova koji se odnose na zakupljeni poslovni prostor, u slučaju kad računi za troškove korištenja prostora ne obuhvaćaju samo troškove u zakupljenom prostoru. Moguće je npr. da je iznajmljen dio kuće, a brojilo za potrošnju električne energije nije odvojeno ili se računi za centralno grijanje odnose na cijeli objekt, a ne samo na dio objekta u kojemu je zakupljen poslovni prostor. U takvim situacijama zakupniku se u rashode poslovanja priznaje samo dio ukupnih troškova, i to samo dio za koji vjerodostojnim ispravama može dokazati da se odnosi na korišteni poslovni prostor.

Samo do 5.000 kuna u gotovini

Način plaćanja ugovorene zakupnine ponajprije ovisi o tome je li zakupodavac pravna ili fizička osoba. Ako se najamnina plaća pravnoj osobi, a iznos pojedinačnog računa je do 5.000 kn, dopušteno je gotovinsko plaćanje. Pojedinačni računi za zakupninu u iznosu većem od 5.000 kn, plaćaju se doznakom s računa zakupnika na račun zakupodavca. U slučaju kad se zakupnina plaća fizičkioj osobi, obvezno je plaćanje na žiro-račun, neovisno o svoti koja se plaća. Kad je zakupodavac fizička osoba, često od zakupnika traži da osim svote najamnine podmiri i njegovu obvezu za porez na dohodak sukladno rješenju koje mu je izdala Porezna uprava.

To je dopušteno jedino na temelju upute (asignacije) kojom fizička osoba kao vjerovnik zakupnine uputi svog dužnika (zakupnika) da dio ugovorene najamnine, umjesto na njegov žiro-račun, usmjeri na račun poreza na dohodak. Naime, takvo plaćanje je za zakupnika uvijek plaćanje dijela ugovorene najamnine, jer porez na dohodak od imovine mora teretiti fizičku osobi zakupodavca. Ponekad ugovorne strane u ugovoru o zakupu ugovore svotu zakupnine u iznosu od x kuna uvećanom za pripadajući porez na dohodak. Sadržajno, ukupno ugovoreni iznos predstavlja zakupninu za poslovni prostor jer porez na dohodak koji zakupnik plaća u ime i na račun zakupodavca također je primitak odnosno dohodak fizičke osobe.