Koja je vaša strategija za određenu pregovaračku situaciju?

Pregovaranje možemo sagledati kroz dvije veće cjeline i elemente/korake unutar tih cjelina, što zajednički omogućuje sustavan pristup pregovaranju.

• Faza pripreme za vođenje pregovara (analiziranje i strukturiranje)
  - Dijagnoza situacije - strukture/procesa; Definiranje strategije/planiranje aktivnosti; Priprema za pregovaranje za stolom
• Faza vođenja pregovora (Away from the negotiation table - At the negotiation table)
  - Razlaganje; Kreiranje vrijednosti; Prisvajanje vrijednosti; Zatvaranje/Povezivanje.

Svaka od navedenih faza sastoji se od nekoliko povezanih elemenata/koraka koji zajedno čine povezanu cjelinu dinamičnog karaktera. Prelaskom iz jedne faze u drugu, ili koraka unutar pojedine faze, ne znači da se ta faza/korak u pregovorima zatvorila, već se na osnovi novih informacija/poteza pregovaračkih strana proces može odvijati naprijed-nazad do postizanja konačnog dogovora ili prekida pregovora. U ovom tekstu ćemo se fokusirati na fazu pripreme jer smo fazu vođenja pregovora detaljno obradili u nizu prethodnih tekstova.

Faza pripreme za vođenje pregovora

Kvalitetnim (i kreativnim) radom u fazi planiranja pregovarači trebaju dobiti relevantne inpute na nekoliko ključnih pitanja:

• Kakva je pregovaračka situacija?
• Kakav ishod želimo postići (cilj i rezultat) u odnosnim pregovorima?
• Što nam stoji na putu (koje su barijere) u postizanju tog ishoda?
• Kako doći do takvog ishoda?

Dijagnoza situacije

Prvi i neizostavan korak koji trebate učiniti da biste stvorili preduvjete za uspješno pregovaranje je dijagnosticiranje svih potrebnih aspekata odnosne pregovaračke situacije i sagledavanje strukture. Širina i dubina dijagnosticiranja ovisit će prvenstveno o važnosti odnosnih pregovora, o kompleksnosti pregovaračke situacije, raspoloživosti informacija i vremenu koje nam je na raspolaganju. Dijagnoza situacije može obuhvaćati sve ili samo neke od sljedećih elemenata:

• Okviri situacije: Da li postojeći okviri omogućavaju nastavak pregovora?
• Alternative: Što ćete učiniti ako se ne postigne dogovor?
• Sudionici: Tko će participirati ili tko može participirati u pregovorima?
• Moć/prevaga: Na čemu se zasniva postojeći odnos moći/prevage?
• Povezanost: Da li su postojeći pregovori povezani s drugim pregovorima?
• Prijepori: Koji su prijepori o kojima se raspravlja, koji se mogu uključiti u raspravu?
• Interesi: Što je važno vama, a što je važno drugoj strani?
• Dogovor/ishod: Postoji li dogovor koji bi bio prihvatljiv za vas/sve strane?
• Prekid: Koje su posljedice za strane u pregovorima ako ne dođe do dogovora?
• Pristup/taktike: Koji pristup pregovorima možemo očekivati od druge strane?

Razmatranje barijera i definiranje strategije

Prilikom određivanja strategije najprije trebamo razmotriti jedno pitanje:
• Može li se i što učiniti u svezi strukture ili se strategija mora prilagoditi postojećoj strukturi?

Ako se mogu poduzeti aktivnosti u svezi strukture u odnosnim pregovorima tada je i to dio naše strategije, a ako je mogućnost utjecanja na strukturu limitirana, ili iz nekih drugih razloga/okolnosti to nije izvedivo/praktično/poželjno tada se strategija gradi na osnovi zatečene strukture. Isto tako strategiju možemo zasnivati na više ili manje elemenata/dimenzija strukture, ovisno o važnosti pregovaračke situacije, vremenu kojim raspolažemo ili nekim drugim ograničavajućim faktorima.

Ukratko, da bi se odredila odgovarajuća strategija trebalo bi učiniti sljedeće:

• Analizirati postojeću situaciju/strukturu
• Odrediti cilj/ishod pregovaranja koji bi trebalo postići
• Odlučiti isplati li se uopće ići u pregovore
• Sagledati barijere i prilike u postojećoj strukturi u postizanju cilja/ishoda
• Odrediti strategiju za uklanjanje barijera i iskorištavanje prilika te uspješno vođenje pregovora na osnovi postojeće strukture/izgrađene nove strukture.

Na temelju toga, implementiranjem određene strategije (prije i tijekom samih pregovora) cilj je otkloniti barijere i izgraditi redizajniranu strukturu pregovoračke situacije koja će nam omogućiti učinkovito vođenje pregovaračkog procesa za stolom. Dakle, naglasak je na aktivnom oblikovanju strukture sa vaše strane koja će biti u skladu sa postizanjem postavljenog cilja, a ne pasivnom pristajanju na zatečenu situaciju/strukturu. Struktura se izgrađuje kako u fazi pripreme za pregovaranje tako i u tijekom samog pregovaranja, za pregovaračkim stolom, ali isto tako i kada nismo za pregovaračkim stolom. Neke od mogućnosti utjecanja na izgradnju nove strukture su slijedeće:

• Promjena sudionika/igrača u pregovorima: Utjecanje na to tko će sudjelovati dodajući ili eliminirajući sudionke.
• Izgradnja/jačanje najbolje alternative (BATNA): Unapređenje vlastitih alternativa ili slabljenje alternativa suprotne strane (ili obadvoje).
• Postavljanje agende: Dodavanje stavki/prijepora na agendu, odgađanje ili eliminacija drugih, utjecanje na redoslijed po kojem će se raspravljati/ pregovarati.
• Uokvirivanje i preuokvirivanje: Utjecanje na drugu stranu u razumjevanju pregovaračke situacije, o čemu se ustvari radi i što je moguće.
• Kontrola informacija: Utjecanje na to tko ima pristup kojim informacijama i kada.
• Forsiranje ili odgađanje aktivnosti: Postavljanje rokova i drugih vrsta vremenskih pritisaka, kako bi se druga strana primorala da donese odluke.
• Razrada slijeda događanja: Razmatranje kojim redoslijedom će se razgovarati s drugim sudionicima pregovora i povlačiti potezi u povezanim pregovorima.

Planirajte postavljanje pitanja i davanja odgovora

Kako biste utvrdili točnost vaših pretpostavki, koje ste u fazi pripreme odredili na temelju vaših najboljih saznanja, potrebno je u prvoj fazi procesa pregovaranja, fazi razlaganja, postaviti niz pitanja kojima ćete testirati vaše pretpostavke. Na osnovi tako dobivenih informacija ili ćete svoje pretpostavke potvrditi ili ćete ih korigirati, a na osnovi toga i druge aspekte pregovora.

Tijekom pregovora se na osnovi dobivenih informacija početne pozicije neprestano prilagođavaju. Stoga treba znati koje su vam informacije potrebne i shodno tome koja pitanja trebate postaviti.

Važno je planirati i odgovore na pitanja koja možete očekivati od druge strane u pregovorima, stoga razmotrite koja pitanja može postaviti druga strana, naročito ona na koja će biti teško odgovoriti.

Zadržite fleksibilnost

“Ako ne planirate, planirate neuspjeh“, kaže izreka. Sad kad imate sve pripremljeno za pregovore, morate znati da, kao i u životu, i u pregovorima ne ide baš sve uvijek onako kako je planirano. Zbog toga u svoj pristup pregovorima trebate unijeti fleksibilnost i strpljivost.

Što možete učiniti da budete fleksibilniji u pregovorima? Pokušajte s:
• pretpostavkom da pregovaranje neće ići onako kako ste predvidjeli, prema vašoj idealnoj ruti
• budite spremni na promjene s obje strane: novi ljudi i nepredviđeni događaji
• budite spremni da na temelju novih informacija razmotrite prilagodbu svojih ciljeva
• budite spremni promijeniti taktiku
• smatrajte svaku promjenu prilikom za učenje