Koje informacije su vam potrebne za uspješno pregovaranje?

Pregovarači koji raspolažu informacijama bitnim za uspješno vođenje pregovora u mogućnosti su kreirati vrijednost u pregovorima, zonu mogućeg dogovora, u suprotnom će pregovori biti znatno otežani i neće rezultirati optimalnim rezulatatom (ako do dogovora uopće dođe).

Isto tako strana koja raspolaže s bitnim informacijama, kojima druga strana ne raspolaže, ima značajnu prednost u pregovorima, što, ovisno o vrsti pregovora, može biti značajna prevaga. Ključna faza u raspolaganju dobrim informacijama je faza pripreme, bilo da već tada prikupite relevantne informacije bilo da se adekvatno pripremite za prikupljanje informacija kada se nađete s drugom stranom za pregovaračkim stolom.

Međutim, unatoč tome što sve to većini pregovarača izgleda bjelodano jasno, u simulacijama igre uloga i proučavanja poslovnih slučajeva na treninzima, sudionici treninga imaju znatnih problema baš s aspektom uočavanja i razmatranja relevantnih informacija, koje im trebaju poslužiti za uspješno vođenje pregovora. Dakle, unatoč tome što se često odmahne rukom na ovaj aspekt pregovaranja, (kao sve bitno već znamo) isti problem uočavam i kao savjetnik kada sudjelujem u pripremi za stvarne pregovore.

• A o tome kojim informacijama će te raspolagati te kako će te ih koristiti u pregovorima uvelike ovisi i kakav će te rezultat pregovora postići.

Prije izrade plana za pregovore i prije početka samih pregovora s drugom stranom, treba razmotriti područja neophodna za razumijevanje odnosne pregovaračke situacije i pripremiti inpute za dobar plan pregovaranja, koji treba biti fleksibilan, jer će te važne informacije dobivati i za samim pregovoračkim stolom (ako imate razvijene vještina postavljanja pitanja i slušanja) i jer se poslovna situacija samih subjekata pregovora može mijenjati i tijekom samih pregovora.

Kako promjena poslovne (i političke) situacije i utjecaj posljedica ako ne dođe do dogovora, na dionike pregovora, utječe na odvijanja samih pregovora mogli smo se uvjeriti i nedavno, prilikom preuzimanja Merkatora od strane Agrokora. Nekada svi ti utjecaji, i isprepletenost tih utjecaja, nisu toliko očigledni, ili nisu toliko očigledni kao kada ih se razmatra “post festum“. Stoga je pomno razmatranje koje informacije su nam potrebne te njihovo prikupljanje od presudnog značaja za ostvarivanje dobrog rezultata u pregovorima.

Razmotrite moguće alternative i odnos snagaČesto se događa da ljudi započnu pregovore želeći postići dogovor, da bi tek nakon što pregovori zapnu počeli razmatrati koje su im alternative. I to je klasična pogreška koja može rezultirati prihvaćanjem ponude slabije od vlastite BATNA-e ili odbijanjem ponude povoljnije od vlastite BATNA-e.

Svrha pregovora nije postizanje dogovora pod svaku cijenu, već zadovoljavanje vaših interesa na najbolji mogući način u danoj situaciji. Zato prije nego što uopće započnete s pregovorima trebate razmotriti svoje alternative i odnos snaga.

Razmotrite pristup/stil pregovaranja druge strane (i vlastiti)Ne znamo li ništa o pristupu (stilu) pregovaranja druge strane lako je moguće da rezultati i neće biti baš onakvi kakve bismo željeli. Potrebno je načiniti širu sliku dominantnog pristupa (stila) ponašanja druge strane, na koji se oni “prirodno“ oslanjaju u raznim pregovaračkim situacijama, kako bismo mogli adekvatno odgovoriti na njihovu strategiju i taktike.

Razmotrite razinu autoriteta strana za pregovaračkim stolomPitanje autoriteta u pregovaračkom procesu vrlo je važno. Shvatite li na kraju pregovora da ste pregovarali s osobom koja nema ovlasti za potpisivanjem iznesenih uvjeta dogovora, ili ona sama iznese takav stav, a vi ste u međuvremenu "ispraznili džepove", požalit ćete što to niste unaprijed raščistili. Zato je potrebno unaprijed razjasniti:

• Tko će sve biti uključen u donošenje odluke?
• Imaju li osobe u pregovorima bilo kakva ograničenja pri donošenju odluke?
• Tko je donositelj konačne odluke?
• Koliko će vremena trebati da se donese odluka?
• Postoji li određena politika u donošenju odluke?
• ...
Razina autoriteta često je element taktike u pregovaranju, kako bi se ciljano dobili neki ustupci od druge strane, i o tome morate voditi računa. Stoga je ponekad iz strateških razloga dobro imati manje autoriteta, međutim morate znati kako to taktički iskoristiti ako je potrebno.

Razmotrite postoje li neki primjenjivi standardi i norme Postoje razni primjenjivi standardi u pojedinim industrijama i njihovo je poznavanje nekad apriori potrebno, jer teško da će vaši zahtjevi naići na pozitivan stav ako su izvan tih okvira. To je naročito važno želite li postići osjećaj fair i razumnog dogovora, pogotovo ako računate na dugoročne poslovne odnose. Stoga, želite li drugu stranu uvjeriti da su određeni kriteriji fair i razumni, lakše ćete to učiniti ako su dio prevladavajućih standarda.

Možemo zaključiti: Na što više pitanja imate kvalitetne odgovore, to ćete biti pripremljeniji za pregovore. Naravno, nitko ne očekuje da znate baš sve i zato će se testiranje ispravnosti prikupljenih informacija i dopunjavanje nastaviti i za pregovaračkim stolom. Međutim, za to će vam biti potrebne izgrađene vještine postavljanja pitanja i slušanja (relevantnih pitanja, na pravi način, u pravom redoslijedu i u pravo vijeme), a te su vještine u toj mjeri zanemarene da se nekada dešava da tijekom igre uloga na treningu (a i stvarnim pregovorima kada sudjelujem kao promatrač) pregovarači ne postave niti jedno pitanje, samo argumentiraju. A rekli smo da će druga strana pristati na dogovor samo iz svojih razloga, koji se moraju otkriti kako bi se mogli zadovoljiti njihovi interesi.

Još jednom napominjemo da je bitno razumjeti kontekst i karakter pregovaračke situacije jer je davanje i dobivanje relevantnih informacija uvelike determinirano time (što se smije a što nesmije reći).

S.M.A.R.T. – WIN Koncept poslovnog pregovaranja
Copyright Ivica Katanić, www.pregovaranje.com