Najčešća je pogreška zanemarivanje rada s onima koji provode promjene

Pokušajte provesti malu anketu među svojim poznanicima i zapi-tajte ih tko voli promjene u životu. Gotovo je sigurno da će se većina pozitivno izraziti, a tek rijetki priznati da promjene ne voli. Ti zadnji riskiraju biti proglašeni nazadnima i nefleksibilnima, ali is-tina je da su velika većina.

Štoviše, ljudska vrsta ima urođen otpor prema promjenama, tvrde Davorin Belamarić i Thomas Hrovat, stručnjaci konzultantske tvrtke Azimut Consulting, koji su u sura-dnji s Poslovnom akademijom ZŠEM kreirali seminar o toj već godinama vrućoj temi svakoga velikog ili manjeg biznisa nazva-nog ‘Mind the Gap’ Clarity - buy in - alignement: The crucial work stream for successful changes, koji se održava 17. listopada u ZŠEM-u.
Premda su nam svima puna usta promjena, a u mnogim tvrtkama kreirano je mnogo promišljenih i razrađenih strategija, uloženo mnogo vremena i novca, najčešći je rezultat tek ograničen uspjeh ili potpuni neuspjeh. Zašto?
- Nekad smo o promjenama razmišljali kao o izvanrednim situaci-jama, a danas su elementaran sastojak poslovnog života, pa je tim važnije naučiti se nositi s njima i znati ih provesti od vrha do dna - istaknuo je Belamarić i dodao da je ključno startati od činjenice da je otpor promjenama tipična i tvrdokorna ljudska crta, a široko je rasprostranjena predrasuda o sklonosti promjenama. Štoviše, i no-belovac Daniel Kahneman u svojoj nedavno objavljenoj knjizi ‘Thinking Fast and Slow’ tumači da ljudi na nesvjesnoj razini mnogo dramatičnije doživljavaju gubitak nego istovjetni dobitak, mnogo ih više muči rizik nego ih veseli nova mogućnost. A kako promjene uvijek nose šanse i rizike, rizici se subjektivno doživlja-vaju intenzivnije, pa je ukupan doživljaj na nesvjesnoj razini naj-češće negativan, čak i ako je racionalno posve jasno da je promje-na dobra.

Vođenje Koristeći se 15-godišnjim konzultantskim iskustvom Azimut Con-sultinga, Hrovat i Belamarić danas tvrde kako većina tvrtki koja se upusti u taj kompleksan zahvat zanemari nužnost rada s onima ko-ji ga trebaju provesti.
- Nakon intenzivne podrške vanjskih konzultanata u fazi definira-nja nove poslovne strategije, tvrtka najčešće ostane sama, često smatrajući da je većina posla obavljena sâmim donošenjem strate-gije i nedovoljno svjesna problema koji je očekuju u provođenju promjena kroz cijelu organizaciju. Velika pažnja se, zasluženo, po-svećuje strategiji, tržištu, kupcima, financijama, poslovnim proce-sima (objektu), ali se ljudima i timovima (subjektima) koji moraju sve to provesti u djelo i koji su pogođeni promjenama uglavnom nitko sustavno ne bavi. A ljudi i organizacije nisu strojevi nego or-ganizmi koji imaju svoja ograničenja, brige, strahove, otpore, na-danja, motivatore, interese, sukobe, vrijednosti - objasnio je Hro-vat.
Promjene treba voditi i stoga Azimutovi stručnjaci radije upotreb-ljavaju pojam vođenje (leading) promjena nego upravljanje prom-jenama, a sloganom i nazivom seminara ‘Mind the Gap’ ukazuju na složen i dugotrajan proces od ideje o promjenama do glave, sr-ca i radnih navika svakog djelatnika. Taj proces stoga su u Azimut Consultingu razdijelili na tri ključna djela koja se razmatraju kroz seminar, a oni su jasnoća, prihvaćanje i usklađenje.

Jasnoća Jasnoća (clarity) preduvjet je da bi se moglo zauzimati stajališta i prihvaćati promjene. Čest je slučaj privid jasnoće: svi tvrde (ili čak misle) da im je sve jasno, ali kad na početku radionice svaka grupa treba pripremiti prezentaciju planirane promjene, onda se svi izne-nade kako se njihove verzije, u koje su potpuno uvjereni, međuso-bno znatno razlikuju. U procesu prijenosa informacija s viših razi-na na niže česta je opasnost pritisak da se informacije prenesu vrlo brzo i efikasno, ali to nije moguće, naglasio je Belamarić. Novu strategiju tipično razrađuje uprava s vanjskim poslovnim konzul-tantima i to traje tjednima. Nije moguće sve te informacije prenije-ti s punim razumijevanjem u jednosatnoj masovnoj prezentaciji u kojoj nema dovoljno prostora, vremena, hrabrosti ili otvorenosti za pitanja i razjašnjavanje. Cilj te faze je da svim ljudima sve bude jasno na isti način, da postignu jednu zajedničku jasnoću.

Prihvaćanje U fazi prihvaćanja (buy-in) treba proći put do racionalnog i emo-cionalnog prihvaćanja promjene - to je ona krivulja koju opisuju brojne teorije upravljanja promjenama, istaknuo je Belamarić. U toj fazi zauzimaju se stajališta, propituju moguća poboljšanja ili specifičnosti pojedinih organizacijskih jedinica. Uključenje svih pojedinaca ključ je za uspjeh projekta. Potrebno je minimizirati zadane uvjete i dozvoliti što više individualne kreativnosti i dopri-nosa. Prihvaćanje mora biti iskreno, unutrašnje (inner buy-in), a ne tek deklarativno. Treba naći načina da se jasno spozna i tko ne pri-hvaća promjenu.

Usklađenje Zajedničko razumijevanje i unutrašnje prihvaćanje osnova su za zadnju fazu - usklađenje (alignment). Jasni i prihvaćeni ciljevi formuliraju se u konkretne individualne i timske zadatke, planove, dogovore i rokove. Brojne organizacije pokušavaju direktno usko-čiti u tu fazu i to neizbježno rezultira time da stvari ne funkcionira-ju. Neće biti ostvarivi ili barem ne kako su zamišljeni ciljevi koje je netko nametnuo, a ljudima nisu jasni, ne razumije se čemu slu-že, nije provjerena njihova ostvarivost i nisu jasne posljedice, kao ni tko je spreman zalagati se za njih. U takvim slučajevima organi-zacije koje nisu svjesne situacije pokušavaju ciljeve provesti pove-ćanjem pritiska, ali efikasnu provedbu moguće je ostvariti jedino ako se naprave temelji time što se proces vrati na početni korak koji nije pravilno odrađen, dakle na jasnoću.
Bez obzira na to što se dijelovi procesa implementacije promjena mogu činiti gotovo intuitivno jasni i samorazumljivi, riječ je o je-dnom od najsloženijih procesa kojih se unutar bilo koje tvrtke mo-žete prihvatiti. A budući da je riječ o dugotrajnom procesu, također i financijski zahtjevnom, na kojem mnogi nažalost padaju, treba imati na umu da je za promjene nužno temeljito se opremiti infor-macijama, strategijom, ali i strpljenjem, upozorili su Azimutovi stručnjaci.