Ne žurite se s procedurama ako vaša tvrtka za njih nije zrela

Najveća šteta koja se nanosi ultimativnim preranim uvođenjem postupaka i administriranja (UPUPA) u tvrtku jest stvaranje otpora prema uvođenju organizacijskih promjena kad one postanu imperativ

Postoji izreka kojom možemo opisati događaje u mnogim mladim organizacijama: Izvana gladac, unutra jadac. Ako ste njihovi klijenti, u većini slučajeva blago vama! Ali ako ste ondje vlasnik, menadžer ili zaposlenik, znate i boli vas jer je riječ o neuređenoj i organizacijski nepismenoj tvrtki, ali prepunoj energije. I iskorištavajući tu energiju, krećući se dovoljno brzo i naporno radeći, uspijevaju zadovoljiti svoje klijente na zavidnoj razini. Je li to što su organizacijski nepismeni dovoljan preduvjet da bi se organizacijski opismenili? Nije. 

Najljepše je go-go doba

Tvrtke od tzv. doba povoja (na početku životnog ciklusa) do kasnoga, go-go doba (lijepa faza nakon bolnog početka) ne treba se, štoviše, ne smije, tretirati kao zrele organizacije. U dobu povoja njihov zadatak nije da rade na djelotvornosti, to jest procedurama i izvješćima, nego na učinkovitosti, odnosno na zadovoljavanju potreba klijenata. U ranoj i zreloj go-go fazi jednostavno im je lijepo. Arogantan je osnivač, arogantna je tvrtka, uživaju u uspjehu. Nema jasne strukture, nema jasne misije, nema jasnih planova, nema politika, nema sustava nagrađivanja… Ali nema ni boli jer ima novca, klijenata, prilika... Od kolijevke pa do groba najljepše je go-go doba. U takvim situacijama nemoguće je i nepotrebno provoditi ozbiljne organizacijske promjene.

Nažalost, ne katkad, nego je uobičajeno da takve tvrtke budu prerano podvrgnute organizacijskom opismenjivanju. Da bi zadovoljile uvjete diktirane izvana (primjerice, da mogu sudjelovati na natječaju), prisiljene su uvesti neki od ISO-ovih standarda. Naglašavam, ne zato što su svjesne da će im certifikati pomoći da budu ozbiljna organizacija, nego zato što su svjesne da će im pomoći certifikat (papir) na kojem piše da su uvele standarde i da su zato ozbiljna organizacija.

Na početku imaju standarde (papire), ali mrze procedure i sve što ima veze s administriranjem procesa i procedura. Dakle, najprije ih mrze, a onda se naviknu na njih. I ignoriraju ih. Prema nametnutim procedurama ponašaju se dan, dva, tri, koliko traje posjet certifikatora, a jedva čekaju da oni odu pa da ‘radimo kao ljudi’. Nuspojava je da se u veselu i razdraganu kolektivu pojavljuje i omražena osoba koja se krije pod maskom ‘predstavnika uprave za kvalitetu’.

Organizacijska pedofilija

To ultimativno prerano uvođenje procedura i administriranja (UPUPA) nužno je nazvati pravim imenom – organizacijska pedofilija. I ma koliko vam grubo zvučalo, tvrdim da nije, i to iz dvaju razloga: prvi je što je to doista nepotrebno, mučno i bolno maltretiranje i zlostavljanje mladih organizacija; drugi će razlog na scenu stupiti kad organizacijski sazru, kad im budu prijeko potrebne procedure, pravila, opisi, izvješća da bi se odvojile od osnivača, krenule od poduzetništva prema profesionalnome menadžmentu, kad umjesto ‘od kolijevke pa do groba najljepše je go-go doba’ dođe vrijeme za ‘blago onome tko razumije go-go doba’. Tada će profesionalizacija biti dodatno otežana, komplicirana i bolna jer zaposlenici u tim tvrtkama neće zaboraviti vrijeme u kojem su uzaludno pisali beskorisne papire. Još je morbidnije što se i vlasnici mladih tvrtki mogu pojaviti kao poticatelji organizacijske UPUPA-e. Ne znam i ne želim znati kako se tek to može nazvati. Oni to rade iz triju razloga: pomodarstva, neznanja i nespremnosti za ozbiljne organizacijske promjene prigodne njihovu organizacijskom razvoju. Rjeđe izražavaju organizacijsku UPUPA-u preranim uvođenjem sustava kvalitete. Češće smatraju da će im svemogući informacijski sustav riješiti organizacijske probleme kojima se ne žele ozbiljno pozabaviti.

Bacanje vremena i novca I tek poslije shvate da svemogući informacijski sustav samo ubrzava kaos izazvan nejasnom mjerodavnošću, ovlastima i odgovornošću. I tek poslije shvate da je dobra, uredno ažurirana evidencija osnovnih informacija o klijentu u Excelu za njihovu organizacijsku zrelost mnogo učinkovitija od skupa za njih neodrživa CRM softvera. I tek poslije shvate da je odvojeno vrijeme za strukturiran razgovor menadžera sa suradnicima odlična priprema da bi jednog dana počeli upotrebljavati dvadeset ključeva ako žele i u svih 360 stupnjeva. A da ne govorim da Basel III, Copex, ROCE, Zürich IV itd. trebaju čekati dok se ne uđe u trag svim troškovima… Podsjećam još jedanput: kod organizacijske UPUPA-e nije najveća šteta što će se baciti vrijeme i novac na neuspio pokušaj. Nije. Najveća je šteta što će se povećati, uvijek prisutan, otpor prema odgovarajućoj promjeni. Otpor prema uvođenju onoga bez čega dalje ne može. A koje su to organizacijske promjene bez kojih se dalje ne može, ovisi o tome u kojoj je tvrtka fazi životnog ciklusa.