Projektni tim odgovoran je za predviđanje i smanjivanje rizika

Suvremeno poslovanje sve se više okreće projektima. Znanje o projektnome menadžmentu za hrvatske je menadžere još važnije jer se više približava vrijeme u kojem će se moći upotrebljavati novac iz europskih strukturnih fondova. Jedan od važnijih dijelova te složene problematike upravljanje je rizicima.

Piše: Leonardo Blažević

Pregledavajući oglase za posao u Hrvatskoj i inozemstvu, stječe se dojam da poslovanje u različitim industrijama polako prestaje biti ono što se naziva ‘kontinuiranim poslovanjem’ a sve više postaje poslovanjue na projektnim razinama. Projektni menadžer danas je jedno od najtraženijih zanimanja. Ipak, često se kaže da Hrvatska nema dovoljno sposobnih osoba koje bi izrađivale projektnu dokumentaciju za projekte koji se financiraju iz fondova Europske unije. Uzimajući u obzir složenost projektne problematike i širinu znanja potrebnog za kvalitetno upravljanje projektima, uistinu, možda ih nema. U prikupljanju znanja o upravljanju projektima svakako može pomoći priručnik Project Management Institutea (Mate, 2011.). Prema njemu, projekt je definiran kao privremeni pothvat kojim se stvara jedinstven proizvod, usluga ili rezultat. Složenost upravljanja projektima ogleda se u potrebi za znanjem u mnogo kategorija bez kojih ne bi bilo pozitivnog rezultata projekta, poput životnog ciklusa projekta, upravljanja njegovom integracijom, upravljanja opsegom a, vremenom, troškovima, kvalitetom, ljudskim resursima, komunikacijama, rizicima te upravljanja nabavom za potrebe projekta. Potanko ćemo objasniti upravljanje projektnim rizicima, jednu od ključnih kategorija upravljanja projektom.

Tolerancija rizika
Organizacije doživljavaju rizik kao utjecaj nesigurnosti na svoje projektne i organizacijske ciljeve i voljne su ga prihvatiti do određenog stupnja (tolerancija rizika). Stajališta o riziku vode se percepcijom, tolerancijom i pristranošću na koje valja računati pri planiranju upravljanja rizicima. Planiranje procesa za upravljanje rizicima važno je da bi se osiguralo kako su stupanj, vrsta i vidljivost razmjerni i rizicima i važnosti projekta za organizaciju. Tim planiranjem također se osiguravaju dodatni resursi i vrijeme potrebni za kvalitetnu procjenu rizika. 
Otkrivanje rizika utvrđivanje je rizika koji mogu utjecati na projekt i dokumentiranje njihovih obilježja. Sudionici u tim akcijama trebali bi biti voditelj projekta, članovi projektnog tima koji će se baviti rizicima, pojedini klijenti i stručnjaci za područje rizika izvan projektnog tima. To je iterativan proces jer novi rizici mogu evoluirati i pokazati se s napredovanjem projekta. Format izjava o rizicima trebao bi biti dosljedan kako bi se osigurala sposobnost uspoređivanja relativnog utjecaja jednoga rizičnog događaja u odnosu na druge u projektu. Proces bi trebao uključivati projektni tim kako bi se razvio osjećaj odgovornosti za rizike.

Rizici visokog prioriteta
Organizacije mogu poboljšati učinkovitost projekta fokusirajući se na rizike visokog prioriteta, i to zahvaljujući kvalitativnoj analizi, sljedećoj fazi projektnog menadžmenta iz kategorije upravljanja rizicima. Kvalitativna analiza rizika procjenjuje prioritet identificiranih rizika uporabom njihove relativne vjerojatnosti ili mogućnosti pojavljivanja odgovarajućeg učinka na projektne ciljeve te drugih čimbenika kao što su vremenski okvir za odgovor i tolerancija na rizike organizacije koja se povezuje s projektnim ograničenjima troškova, vremenskog rasporeda, opsega i kvalitete. Takve procjene zrcale stajalište projektnog tima i drugih zainteresiranih strana prema riziku. Efektivna procjena stoga zahtijeva izričitu identifikaciju i upravljanje stajalištima o riziku ključnih sudionika u procesu kvalitativne analize rizika. Za razliku od kvalitativne analize rizika kvantitativna je proces numeričkog analiziranja učinaka otkrivenih rizika na ukupne projektne ciljeve. Provodi se na rizicima kojima su određeni prioriteti u procesu kvalitativne analize rizika kao onima koji možda znatno utječu na završetak projekta.

Planiranje odgovora
Sljedeća je faza planiranje odgovora na rizike. U njoj se razvijaju mogućnosti i djelovanje kako bi se poboljšale prilike i smanjile prijetnje projektnim ciljevima. Uključuje određivanje osobe koja preuzima zaduženje za svaki dogovoren i financijski predviđen odgovor na rizik. Odgovori bi morali biti primjereni važnosti rizika, troškovno efektivni u zadovoljavanju izazova, realistični u sklopu projektnog konteksta i dogovoreni između strana uključenih u projekt.

Project Management Institute predlaže nekoliko strategija odgovaranja na rizike. Prva je izbjegavanje rizika i uključuje izmjenu plana upravljanja projektom kako bi se prijetnje potpuno uklonile. Voditelj projekta može izolirati projektne ciljeve od utjecaja rizika ili izmijeniti cilj koji je u opasnosti. Neki rizici koji se pojavljuju rano u projektu mogu se izbjeći objašnjavanjem zahtjeva, prikupljanjem dodatnih informacija, poboljšavanjem komuniciranja ili pribavljanjem stručnog mišljenja. Strategija prenošenja rizika zahtijeva prebacivanje dijela ili cijelog negativnog učinka prijetnje s nositeljem odgovora na rizik na treću stranu. Tu valja voditi računa o premijama koje se obično plaćaju stranama koje preuzimaju rizike.

Suzbijanje rizika
Suzbijanje je strategija koja implicira smanjivanje vjerojatnosti ili učinka rizičnog događaja unutar prihvatljivih granica. Rano smanjenje rizika često je učinkovitije od pokušaja da se popravi šteta nakon što se rizik već pojavio. Strategija prihvaćanja rizika primjenjuje se zato što se rijetko mogu ukloniti sve prijetnje i slabosti iz projekta i upozorava na to da je projektni tim odlučio ne mijenjati plan upravljanja projektom kako bi se bavio rizikom ili ne može odrediti drugu, primjereniju strategiju odgovora na rizike. Ta strategija može biti aktivna i pasivna. Pasivno prihvaćanje ne zahtijeva nikakvo djelovanje osim dokumentiranja strategije, a na projektnom je timu da se bavi rizicima odan kad se pojave. Ipak, uobičajena je aktivna strategija koja zahtijeva planiranje pričuvnih resursa, uključujući količinu vremena, novca ili resursa namijenjenih bavljenju rizikom.
Posljednja je faza upravljanja rizicima nadzor rizika, odnosno provedba planova odgovora na rizike, praćenje otkrivenih rizika i nadzor preostalih, otkrivanje novih rizika i procjenjivanje učinkovitosti procesa vezanih uz njih tijekom provedbe projekta.
Uzimajući u obzir složenost problematike projektnog menadžmenta, nameće se zaključak da je nužno stalno stjecati novo znanje na tom području kako bi i pojedinci i kompanije mogli ostati konkurentni na tržištu.