Šest načela prema kojima poslodavac može nadgledati e-poštu zaposlenika

Unatoč raznim smjernicama, propisima, zakonskim dokumentima, preporukama javna je svjetska tajna da se ‘špijuniranje’ onoga što zaposlenici rade na internetu odnosno društvenim mrežama povećava.

Nedavno se i u Hrvatskoj na zahtjev jednog poslodavca morala oglasiti Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), a zaključak njezine istrage bio je da nadgledanje e-pošte bez zaposlenikova znanja predstavlja kršenje zakona. AZOP se pritom pozvao na Direktivu EU o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom prijenosu tih podataka. Direktiva EU, pa tako i AZOP, drže da za takav postupak poslodavac treba imati zakonitu i opravdanu svrhu, pa uvjete pod kojim je dopušten takav nadzor treba propisati internim aktom, primjerice pravilnikom.
U doba kada razvoj novih tehnologija sve više briše i mijenja granice između privatnog života i radnog mjesta dilema o nadzoru privatnosti postaje sve veća i još nitko u svijetu nije na čistu kako i gdje povući granicu. I Europska unija taj problem, u kojem je lako shvatiti argumente zaposlenika, ali i poslodavaca, koji s razlogom strepe od toga da plaćaju nečije primjerice aktivno dopisivanje na društvenim mrežama, gura na stranu i nije donijela nijednu direktivu koja se izravno odnosi na elektroničko praćenje zaposlenika, već takve sporove rješava izvodeći zaključke iz Direktive 95/46/EC Europskog parlamenta donesene 2002. godine. Taj se radni dokument, među ostalim oblicima zaštite privatnosti, odnosi i na praćenje e-pošte i pristupa internetu. U tom dokumentu, koji kao smjernice na svojim stranicama predstavlja i AZOP, propisana su načela kada se nadzor može držati opravdanim.
No prije posezanja za nadzorom zaposlenika dva puta razmislite, jer nadzor odašilje snažnu poruku o prekidu povjerenja i može stvoriti neprijateljsko radno okruženje. Jasno da će pad produktivnosti, korespondencije koje dovode do sudskih tužbi ili izlazak bitnih informacija iz tvrtke biti jasan znak da je nadzor nužan, ali preporučljivo je učiniti sve da izbjegnete postati Big-brother svojih zaposlenika. Ako to ne možete izbjeći, u svakom slučaju morate donijeti interni akt, odnosno pravilnik u kojem detaljno definirate poželjno i nepoželjno ponašanje, a prema načelima koja je propisao AZOP.

1. Načelo nužnosti
Poslodavac mora provjeriti je li bilo koji oblik elektroničkog praćenja apsolutno nužan za navedenu svrhu prije negoli nastavi pratiti zaposlenikove aktivnosti na računalu. U pravilu, e-poštu zaposlenika i njegov pristup internetu treba nadzirati samo u iznimnim okolnostima. E-poštu treba pratiti samo zbog potvrde ili dokaza kriminalnih aktivnosti, ako je to nužno za obranu poslodavčevih interesa u slučajevima kad je poslodavac posredno odgovoran za aktivnosti radnika. To uključuje i otkrivanje virusa kao i ostale aktivnosti koje provodi poslodavac kako bi zajamčio sigurnost sustava. Nužnost opravdava i otvaranje e-pošte kada je zaposlenik bolestan ili odsutan, a komunikacija se baš s tog mjesta treba pokrenuti (npr. automatska pošta i prosljeđivanje).

2. Načelo konačnosti
Načelo konačnosti govori da podaci moraju biti prikupljeni za izričitu i legitimnu svrhu te da neće biti dalje obrađivani na način nespojiv s tom svrhom. To znači primjerice da ako ste se upustili u obradu podataka opravdanu temeljem zaštite sigurnosti sustava ti podaci ne mogu biti korišteni za obradu podataka o ponašanja radnika.

3. Načelo transparentnosti
Poslodavac mora biti jasan i otvoren i obavijestiti zaposlenike kada povlači mjeru nadzora. Ne smije tajno pratiti elektroničku poštu zaposlenika, ali iznimka je kada su utvrđene neke kriminalne aktivnosti (pa treba pribaviti dokaze, uz poštovanje zakonskih i proceduralnih pravila) ili u slučajevima kad državni zakon ovlasti poslodavca da otkrije nepravilnosti na radnom mjestu.
Taj princip znači da poslodavac mora sa svojim zaposlenicima voditi lako dostupnu, jasnu i točnu politiku u vezi e-maila i internetskog praćenja, odnosno internim aktima dati zaposlenicima informacije o tome koje posebne okolnosti opravdavaju iznimne mjere, širinu i opseg takvog praćenja.

4. Načelo legitimnosti
To načelo podrazumijeva da se svaka obrada osobnih podataka mora obaviti na pravedan i zakonit način, bez kršenja prava i dostojanstva zaposlenika. U praksi to je prilično ‘škakljivo’ načelo jer istovremeno dozvoljava obradu podataka o uposlenicima ako je nužna za zaštitu zakonitih prava i interesa poslodavca te ako nije u suprotnosti s pravom nositelja podataka da zaštiti vlastiti privatni i osobni život. Najčešće se primjenjuje kad poslodavac želi zaštititi svoje poslovanje od primjerice prijenosa povjerljivih informacija konkurenciji. Dakako, podrazumijeva se da je administrator sustava osoba pod obvezom štićenja profesionalnih tajni.

5. Načelo proporcionalnosti
Tu se zahtijeva da osobni podaci, pa i oni koji su uključeni u praćenje, moraju biti adekvatni, relevantni i ne prekomjerni s obzirom na postizanje navedene svrhe obrade. Ukratko, nadzor treba biti ograničen samo na promet podataka zaposlenika i vrijeme komunikacije, a ne na sadržaj komunikacije. Politika poduzeća trebala bi biti izrađena prema mjeri, ovisno o vrsti i stupnju rizika s kojima se određeno poduzeće suočava. Ako je pristup sadržaju elektroničke pošte nužan, treba voditi računa o privatnosti osoba izvan vaše tvrtke s kojima je vaš zaposlenik komunicirao. Štoviše, u tom slučaju poslodavac treba obavijestiti sudionike komunikacije izvan svog poduzeća da se prati elektronička pošta.

6. Načelo točnosti i zadržavanja
Ono zahtijeva da svi podaci koje je poslodavac legitimno pohranio, a sastoje se od podataka iz e-pošte ili se odnose na e-poštu zaposlenika ili pristup internetu, moraju biti točni i zadržani u razdoblju nužnom za ispunjenje svrhe u koju su prikupljeni. Poslodavci bi trebali odrediti razdoblje zadržavanja e-mailova u središnjim poslužiteljima na temelju poslovnih potreba.