Zašto je važno imati sustavan pristup poslovnom pregovaranju?

Kompetentni pregovarači prepoznaju kontekst pregovaračke situacije tako da odmah na početku stvaraju odgovarajuću sliku cijelog pregovaračkog procesa.

Analiziraju sve aspekte bitne za planiranje pregovora te određuju relevantne ciljeve, strategiju i taktike. Kompetentni  pregovarači dobro se pripremaju za pregovaranje za pregovaračkim stolom ali zadržavaju i fleksibilnost tijekom pregovora jer znaju da priprema, koliko god temeljita bila, ima svoja ograničenja. 

Stoga nastavljaju 'učiti' i za pregovaračkim stolom. 

Testirajus voje pretpostavke postavljajući odgovarajuća pitanja i iznoseći razne prijedloge, istovremeno koristeći vještinu aktivnog slušanja pozorno prateći reakcije i odgovore druge strane. Stvaraju percepciju kod druge strane što je moguće u pregovorima te daju i zahtjevaju ustupke na ispravan način, koristeći odgovarajuće vještine. Prepoznaju ne-adekvatne taktike i metode koje koristi druga strana te se postavljaju na odogovarajući način naspram pristupa druge strane pregovorima, uzimajući u obzir karakter pregovaračke situacije. Sve u svemu postižu dobre rezultate koristeći adekvatnu strategiju i taktike u vođenju pregovora koje proizlaze iz razumjevanja same biti pregovaranja, razumjevanja pregovaračke situacije i procesa pregovaranja te dobre pripreme. 

Ovaj opis kompetentnog pregovaranja izgleda jednostavno kada ga se ovako predoči, međutim, nije nimalo lako doći do toga. Na engleskom postoji izreka: It's simple, but it's not easy. Iako ishod velike većine pojedinih pregovora, gledajući ih zasebno, nema “presudan“ utjecaj na poslovanje kompanija, stotine (tisuće) pregovora koje zaposlenici neke kompanije poduzme tokom godine ima, zajednički, enorman utjecaj na strategiju, konkurentnost i profitabilnost kompanija. 

Dakle, nije upitno da rezultati pregovora određuju uspješnost pojedinaca i imaju ogroman utjecaj na uspjeh organizacija u kojima oni rade te bi stoga kompetentno pregovaranje trebalo biti jedna od ključnih vještina na razini kompanije, trebala bi biti korporativna kompetencija. 

Međutim, pregovaranje je još uvijek jedna od rijetkih funkcija koja je u velikom broju kompanija ostala izvan konteksta standardizacije poslovnih procesa. Često na razini cijelog sustava nema niti jasnih smjernica za osnovne korake o tome što razmatrati u planiranju strategije pregovaranja, kako se pripremiti za vođenje pregovora za pregovaračkim stolom te kako voditi same pregovore. Stoga su rezultati pregovora nešto što još uvijek prvenstveno ovisi o pretpostavljenoj vještini samih pregovarača, iako većini pregovarača nedostaje neophodno formalno znanje i potrebne vještine, te se stoga naglasak uvelike stavlja na 'iskustvo'. Iz tih razloga izostaje učenje i unapređivanje znanja i vještina na temelju pregovaračkih situacija u kojima se sudjeluje, jer nema podloge za efikasnu analizu pregovora u kojima pojedinci i timovi sudjeluju. To se snažno odražava na konkurentnost i profitabilnost, a da kompanije toga nisu niti svjesne. U kontekstu navedenog proizlazi da nam je potreban pomak u sagledavanju pregovaranja od individualnog ka sagledavanju pregovaranja kao cjeline na korporativnoj razini.

Dakle, kada govorimo o kompetentnom pregovaranju, ne mislimo samo na pregovaranje 'za stolom' već i na planiranje i pripremu koju treba obaviti unaprijed te na analizu i evaluaciju koje treba obaviti tijekom i poslije završenih pregovora. Govorimo o razumijevanju procesa pregovaranja. Govorimo o korištenju koncepata, metoda i alata. Govorimo o određivanju strategije i taktika u kontekstu određene pregovaračke situacije.

Stoga nam je potreban sustavan pristup. Koncept koji daje sustavna znanja i vještine u području poslovnog pregovaranja, a menadžmentu služi i kao alat za vođenje ljudi. Na temelju toga možemo očekivati da će se u velikoj većini pregovaračkih situacija koristiti odgovarajuća strategija, pristup, metode i taktike, a rezultati pregovora biti bolji. Samo u tom kontekstu biti će moguće i odgovarajuće učenje na temelju iskustva.

Zašto nam je dakle potreban sustavan pristup poslovnom pregovaranju?

-Nijednu vještinu nije moguće izgraditi bez sustavnog rada na toj vještini
-Nijednu vještinu nije moguće značajno unaprijediti bez postojanja sustava na temelju kojeg bi unapređivali tu vještinu
-Kada uspostavimo sustav možemo i njega unapređivati ili ako sustav ne donosi željene rezultate možemo ga zamijeniti s efikasnijim
-Sustav nam omogućuje da ljudi unutar organizacije razgovaraju istim jezikom, razmišljaju na organiziran način, međusobno distribuiraju znanje, uče iz svake pojedine pregovaračke situacije u kojoj jesu ili nisu sudjelovali
-Menadžmentu služi kao alat za vođenje ljudi

Gdje leži problem?

U istraživanjima koja su rađena na Harvardu i Kellogu među poslovnim ljudima koji tamo pohađaju executive education došlo se je do interesantnih spoznaja. Dvije od njih prilično slikovito osvjetljavaju potrebu za sustavnijim pristupom toj temi:

-Većina poslovnih ljudi smatra da su oni dobri pregovarači, dok isti ti ljudi smatraju da su njihove kolege ili druga strana u pregovorima, blago rečeno, malo manje dobri pregovarači
-Drugi aspekt odnosi se na pripremu, ili bolje rečeno nedostatak adekvatne pripreme uopće

Malo tko je od nas spreman otvoreno priznati da mu nedostaju određene vještine i sposobnosti, ili da bi ih trebao unaprijediti. Međutim, ovdje ne zastupam tezu da nitko nije dobar pregovarač, dapače, i Ronaldo i Messi su vrhunski igrači ali i dalje treninaju i pripremaju se za svaku utakmicu kao i svaki sportaš u bilo kojem sportu ako želi postizati dobre rezultate. Važno je istaknuti da treniraju i kada igraju dobro, jer kompanije često zanemare potrebu treniranja i podizanja vještina kada im ide dobro, jer misle da su ionako uspješne, sve dok im promijenjeni tržišni uvjeti ne izmaknu stolicu na kojoj čvrsto sjede i dovedu ih u situaciju da ih je konkurencija u međuvremenu nadigrala.

I poslovno okruženje je profesionalizam kao i sportski profesionalizam, i jedno i drugo okruženje zahtijevaju konstantan rad na organizaciji, održavanju i podizanju razine vještina koje su nam potrebne da budemo uspješni profesionalci.

Razmišljanje u tom kontekstu dovodi nas do zaključka da ako želimo dobiti veliku vrijednost, kako na razini pojedinaca tako i kompanije, biti će potrebni pomaci na području podizanja kako individualne tako i korporativne kompetentnosti u području poslovnog pregovaranja kako bi rezultati bili bolji. Naravno, ako naše kompanije žele ići prema naprijed, ako žele konkurirati na europskom i svjetskom tržištu (a to je neizbježno).

I za kraj ovog teksta dvije netočne predodžbe o pregovaranju

Dobri pregovarači imaju urođene potrebne vještine. Ova pretpostavka nije točna, jer uspješno
pregovaranje se, kao i većinu drugih vještina može naučiti (a ako ste poslovni ljudi i morate). Dakle zahtijeva se teoretsko znanje, vježba i povratna informacija o našoj uspješnosti ili neuspješnosti. Problem je u tome što većina poslovnih ljudi (kompanija) ne prakticira razvijanje učinkovitih pregovaračkih vještina na sustavan način, a kao profesionalci bi trebali.

Iskustvo je velik učitelj. Samo je djelomično točno da iskustvo može znatno unaprijediti pregovaračke vještine jer je u odsustvu smislene/kvalitetne povratne informacije o održanim pregovorima iskustvo uvelike neučinkovito u unaprjeđivanju pregovaračkih vještina. To je kao kada biste igrali šah ali nikada ne biste analizirali partije koje ste odigrali, što je u toj igri osnova za unapređivanje vještine igranja šaha.

S.M.A.R.T. – WIN Koncept poslovnog pregovaranja
Copyright Ivica Katanić, www.pregovaranje.com