Piše: Robert Gluhaković, Oganj d.o.o.
Tehnologija strelovito napreduje i organizacije moraju napraviti iskorak u upravljanju dokumentima i informacijama. Uostalom, mnoge regulative, ali i direktive tjeraju poslovnu okolinu na promjenu i unaprjeđenje poslovanja. Postavlja se pitanje otkuda krenuti.
Klasično arhiviranje dokumenata na podatkovnim poslužiteljima, odnosno serverima je zastarjelo, nije praktično i neučinkovito je. Također, postavljaju se brojna pitanja sigurnosti dokumenata. Tko smije pristupiti pojedinim dokumentima? Što se s njima smije raditi i tko ima ovlasti?
Na sva ta pitanja, odgovore daje tehnologija sustav za upravljanje dokumentima, to jest informacijama popularno znano kao DMS (eng. Document Management System) rješenje.
Koja je zapravo namjena jednog takvog rješenja? Kao što i sam naziv kaže, DMS rješenje upravlja dokumentima i informacijama na način da pohranjuje i prati verzije dokumenata, upravlja zadanim i dinamičnim tijekovima rada te omogućuje sustav izvještavanja. Nadasve, omogućuje pristup dokumentima i informacijama u realnom vremenu, s bilo kojeg radnog mjesta i uređaja, pridajući veliku pažnju sigurnosti pristupa i informacijama.
Zamislite samo situaciju da povjerljivi dokumenti, poput ugovora, pohranjeni na poslužitelju greškom postanu dostupni neovlaštenim osobama. Posljedice mogu biti fatalne, ne samo u financijskom pogledu već mogu imati nepopravljivi reputacijski efekt. Bavite li se djelatnošću poput najma vozila, opreme, paušalnim savjetodavnim uslugama, imate puno ugovora s ograničenim rokom trajanja? Tada Vam se vrlo lako može dogoditi da ugovor istekne a da niste toga svjesni jer evidenciju vodite u tablicama bez sustava praćenja i obavještavanja. Takvim načinom vođenja ugovora nepotrebno se izlažete oportunitetnim troškovima, tj. troškovima propuštenih prilika.
Korištenjem rješenja za upravljanjem dokumentima, tzv. DMS rješenja, navedene situacije svode na minimum. Naprednija DMS rješenja, pružaju niz funkcionalnosti koje nude učinkoviti način upravljanja dokumentima.
Samo neke od funkcionalnosti su:
- kreiranje ugovora iz unaprijed definiranih predložaka,
- integracija s drugim programskim rješenjima (tipa ERP ili CRM),
- automatsko slanje ugovora na pregled i odobravanje,
- omogućavanje digitalnog potpisa naprednim elektroničkim potpisima uz integraciju s raznim rješenjima za potpisivanje,
- konverzija predložaka u sigurne PDF formate (primjerice, PDF/A),
- onemogućavanje pristupa na razini dokumenta, kategorije ili mape i dr.
Neovisno kojom djelatnošću da se bavite, ugovore morate kvalitetno voditi, pa će ovakav način upravljanja dokumentima uskoro postati dio radne svakodnevnice.