Investitor ne smije samo financirati projekt – mora njime i upravljati

Hrvatska je u razdoblju velikih ulaganja u prometnu, energetsku, komunalnu i javnu infrastrukturu. No osigurati financiranje, angažirati projektanta, nadzor i izvođača nije isto što i upravljati projektom. Za investitora je ključno znati ne samo što je do danas napravljeno nego i kamo projekt ide: hoće li završiti u planiranom roku, koliko će doista koštati i hoće li na kraju biti spreman za uporabu.

Upravo je to uloga projektnih kontrola. One povezuju opseg, rokove, troškove, napredak, rizike i promjene u jednu upravljačku sliku. Njihova vrijednost nije u izradi još jednog mjesečnog izvještaja, nego u tome da upozorenje stigne dovoljno rano da se nešto još može promijeniti.

Isti projekt, različite odgovornosti

Izvođač mora detaljno kontrolirati vlastiti ugovor, resurse i produktivnost. Investitor ima drukčiju odgovornost: mora upravljati ukupnim poslovnim rezultatom investicije, sučeljima između više ugovora, odobrenjima, vanjskim ograničenjima, puštanjem u rad i konačnom uporabnom vrijednošću projekta.

Zato izvođačev izvještaj, koliko god kvalitetan bio, ne može sam po sebi biti investitorov sustav upravljanja. Interesi investitora i izvođača jesu povezani, ali nisu jednaki.

- Investitor mora imati vlastitu, provjerljivu sliku projekta. Ako problem postane vidljiv tek kada je rok već izgubljen ili je trošak nastao, projektne kontrole nisu ispunile svoju osnovnu svrhu – omogućiti pravodobnu odluku - kaže Vladimir Svalina iz tvrtke ProPlan

Pravila igre postavljaju se prije potpisa ugovora

Jedna od čestih slabosti pojavljuje se mnogo prije prvog kašnjenja – u trenutku kada investitor još definira što će od izvođača tražiti. Zahtjevi za planiranje, izvještavanje i mjerenje napretka trebaju biti jasni prije ugovaranja i ugrađeni u sam ugovor.

To znači unaprijed odrediti kako će izgledati terminski plan, kako se odobrava ugovorni terminski plan te kriterije za njegovu reviziju, koliko često se podaci ažuriraju, po kojim se pravilima priznaje napredak te kako se prikazuju prognoze, odstupanja i promjene. Izvođač zatim te zahtjeve pretvara u sustav kojim stvarno upravlja projektiranjem, nabavom, gradnjom i završnim ispitivanjima.

Ako ta pravila nisu postavljena na početku, posljedice se često vide kasnije: paralelne tablice, različiti postoci dovršenosti i rasprave o tome koji je podatak točan upravo u trenutku kada bi uprava trebala donositi odluke.

Što zapravo znači '70 posto dovršeno'?

Brojka u mjesečnom izvještaju može izgledati precizno, a ipak malo govoriti o stvarnom stanju projekta. Kada uprava investitora vidi da je projekt dovršen 70 posto, ključna su tri pitanja: što je stvarno završeno i dokazano, koliko posla još preostaje te što to znači za konačni rok i trošak.

Bez tih odgovora postotak dovršenosti može stvoriti lažan osjećaj sigurnosti. Napredak zato treba vezati uz provjerljive rezultate i unaprijed dogovorena pravila, a zatim ga povezati s planom i aktualnom prognozom završetka. Investitor mora moći provjeriti što stoji iza upravljačkog pokazatelja, uključujući kritični put, preostala trajanja i uzroke odstupanja.

Slično vrijedi i za troškove. Procjena investicije nije samo broj potreban za odobrenje projekta. Ona mora biti povezana s opsegom, terminskim planom, rizicima, tržišnim uvjetima i stupnjem razvijenosti projekta. Tek tada uprava može razlikovati realnu prognozu od optimističnog očekivanja.

Najskuplji problem je onaj koji se prepozna prekasno

Najveći prostor za zaštitu investicije postoji dok se projekt još razvija. Tada se definira opseg, procjenjuje vrijednost investicije, bira ugovorna strategija, raspoređuju rizici i postavljaju zahtjevi budućim izvođačima. Odluke donesene u toj fazi snažno određuju ono što će se događati godinama poslije na gradilištu.

Kada projekt već kasni, forenzička analiza može objasniti što se dogodilo i pomoći u rješavanju potraživanja. Ne može, međutim, vratiti priliku za bolje ugovaranje ili raniju upravljačku reakciju.

To ne znači da investitor treba graditi veliku novu administraciju. Potreban mu je sustav razmjeran projektu: jasne odgovornosti, usklađeni podaci, realan ugovorni terminski plan, objektivno mjerenje napretka, redovite prognoze i kontrola promjena. Dio tih sposobnosti može razviti interno, a za specijalističke provjere koristiti neovisne stručnjake. Odgovornost za odluke ipak ostaje na investitoru.

Od izvještaja prema odluci

ProPlan investitorima pruža podršku od ranih faza projekta do izvedbe i završetka: od neovisnog pregleda procjena i terminskih planova te definiranja zahtjeva za nabavu i ugovore, do provjere napretka i prognoza, upravljanja rizicima i promjenama, pripreme za puštanje u rad te stručne podrške kod kašnjenja i potraživanja.

Cilj nije proizvesti više podataka, nego povezati postojeće podatke u sliku na temelju koje se može djelovati. U kapitalnim projektima razlika između dobrog izvještavanja i dobrog upravljanja upravo je u tome dobiva li investitor informaciju na vrijeme – prije nego što odstupanje postane kašnjenje, rizik postane trošak, a tehnički završetak problem pri puštanju u rad.

Zato projektne kontrole nisu administrativni dodatak investiciji. One su dio sustava kojim investitor štiti javni ili privatni kapital koji mu je povjeren.